Usando a la gerencia de proyecto para construirla puesto de informaciones
Las organizaciones de la tecnología de información (ÉL) están bajo presión de funcionar más barato pero también más rápido y mejor. En el mismo tiempo, deben satisfacer objetivos de negocio o resolver los requisitos descritos en acuerdos del porcentaje de disponibilidad mientras que los usuarios emplean la tecnología de información compleja (e.g., herramientas client/server) en los ambientes únicos (e.g., oficinas virtuales). Para resolver estas demandas, muchos las organizaciones setting-up un puesto de informaciones a el cual los usuarios puedan investigaciones directas y problemas, extendiéndose del entrenamiento a la dirección de la red. Muchos de estos servicios se están convirtiendo automatizaron en respuesta a usuarios’ las necesidades de una respuesta rápida, significativa. Con todo un puesto de informaciones eficaz es más que una herramienta automatizada. Requiere una infraestructura completa apoyarla y proporcionar esos servicios que no puedan ser automatizados. Es importante, por lo tanto, construir un puesto de informaciones que consolide y coordine sus herramientas y servicios para resolver demandas. Esta necesidad llega a ser aún más importante pues el crecimiento de los puestos de informaciones subirá constantemente. Algunos expertos del puesto de informaciones creen que el mercado para las herramientas del puesto de informaciones cuadruplicará antes de fin de este siglo. Además, se espera que el mercado para el desarrollo del puesto de informaciones del outsourcing suba como resultado una falta de entregar servicios y de contener costes del desarrollo. PUESTO DE INFORMACIONES DEFINIDOUn puesto de informaciones, por supuesto, es un lugar centralizado que la gente puede dirigir sus investigaciones para las respuestas y los problemas para la resolución. Dependiendo del tamaño de la organización y del papel del puesto de informaciones, requiere software de uso y una infraestructura de soporte. Típicamente, puesto de informaciones trata las preguntas y los problemas que se ocupan de las ediciones de proceso tecnológicas y del negocio. Un puesto de informaciones utiliza los acercamientos automatizada y del manual para manejar preguntas y problemas. Si puesto de informaciones no puede resolver los criterios de la velocidad, de la confiabilidad, y del servicio, fallará. Cuanto más grande es la organización a apoyar y cuanto mayor es el arsenal de servicios de proporcionar a la gerencia de proyecto de las marcas esencial para proporcionar un puesto de informaciones que usuarios desea para entrar en contacto con y para recibir respuestas rápidas, confiables. CRITERIOS PARA Un PROYECTOLa construcción de un puesto de informaciones resuelve todos los criterios para ser un proyecto. Tiene una fecha fija del extremo para la terminación. Tiene un producto final definido (e.g., puesto de informaciones completamente operacional con servicios específicos). Requiere una secuencia de las tareas que deben ser terminadas antes de llegar a ser operacionales. Finalmente, consume el dinero, especialmente para el trabajo y las herramientas. Dependiendo de la magnitud del puesto de informaciones, el coste total del desarrollo puede extenderse de varios millares a millones de dólares. SEIS FUNCIONES DE LA GERENCIA DE PROYECTOLa construcción de un puesto de informaciones es un proyecto que requiere poner la base para su terminación acertada. Esto implica el realizar de seises dominantes, funciones básicas: conduciendo, definiendo, planeando, organizando, controlando, y cerrándose. El conducir está motivando a gente para realizarse en una manera que contribuya hacia la reunión o exceder metas y objetivos del proyecto. Es la única función que ocurre a través del ciclo vital de un proyecto del puesto de informaciones. Requiere no solamente hacer las cosas derechas pero hacerlas continuamente, del inicio del proyecto a la terminación. El conducir también se requiere durante la ejecución de el resto de funciones de la gerencia de proyecto. El definir está identificando lo que debe lograr el proyecto del puesto de informaciones. Requiere la localización del goal(s) total del proyecto, sus objetivos específicos, los jugadores principales y sus responsabilidades, y cualquier apremio significativo. El planeamiento está desarrollando una trayectoria para alcanzar el goal(s) y los objetivos del proyecto. Requiere la determinación por adelantado de quién debe hacer lo que y cuando. La organización setting-up una infraestructura que ejecute eficientemente y con eficacia el plan para alcanzar metas y objetivos del proyecto. La idea es maximizar la salida de recursos con la inversión mínima vía la comunicación y la coordinación. El controlar está siguiendo (mirando el pasado) y está supervisando (que proyecta en el futuro). Requiere asegurarse de que el proyecto tenga, está, y alcanzará el goal(s)’y los objetivos del proyecto s según el plan. El cierre está terminando un proyecto de una manera así como la cual reduzca al mínimo la basura y maximice esfuerzo proporcionen las lecciones para los proyectos futuros. El conducir La construcción de un puesto de informaciones requiere únicamente a encargados de proyecto ejercitar la dirección. Implica un amplio arsenal de jugadores: ejecutivos, supervisores, usuarios del extremo, y ÉL mayores y mid-level expertos técnicos, apenas nombrar algunos. Los encargados de proyecto deben motivar a todos sus jugadores para proporcionar la información, la maestría, el tiempo, y el esfuerzo. Sin esa dirección, la aceptación del puesto de informaciones será difícil y puede dar lugar a falta del proyecto, si de un coste, de horario, o de perspectiva de la calidad. Ejercitar la dirección en proyectos del puesto de informaciones es aún más difícil en un ambiente de negocio general que esté cambiando constantemente, de mercados a las estructuras de organización. Además, el puesto de informaciones proyecta desafíos de la cara del alto volumen de ventas de personal, la escasez de gente con la maestría técnica indispensable, y las demandas de cliente inflexibles para el servicio bueno, confiable. Estas circunstancias desafían las habilidades de la dirección de uniforme los mejores encargados de proyecto. Es importante que los encargados de proyecto de los proyectos del puesto de informaciones realicen las habilidades básicas de la dirección. Comunicando regularmente setting-up puesto de informaciones requiere la participación de una gran cantidad de gente con habilidades únicas. A menudo, esta gente trabaja independientemente y aisló. Es importante que los encargados de proyecto se aseguran de que la comunicación fluya entre todos los participantes, horizontalmente y verticalmente. Animar Teaming porque mucha gente en un proyecto del puesto de informaciones es los especialistas que trabajan independientemente, la sensación de ser un miembro de un equipo es difícil de adquirir. Los encargados de proyecto deben trabajar para animar la mayor interacción para generar y esté dirigida sinergia hacia lograr las metas del proyecto. Si no, el esprit de corps del equipo sufre y, por lo tanto, la salida. Facilitando a miembros del equipo del funcionamiento que trabajan en un proyecto del puesto de informaciones sea más que probablemente apoyando otros proyectos. Pueden encontrarse las prioridades que están en conflicto de los revestimientos. Tales conflictos pueden interferir con su productividad. Los encargados de proyecto deben trabajar para resolver estos conflictos y otros impedimientos a la productividad. Mantener el foco en la tendencia de la visión A en proyectos del puesto de informaciones, como todos los proyectos general, debe perderse lejos de la visión. El arrastramiento del alcance, por ejemplo, es una ocurrencia común en un proyecto del puesto de informaciones debido a la tendencia a aumentar los servicios que el puesto de informaciones proporcionará. Los encargados de proyecto guardan cada uno el concentrarse en la visión, no ampliándolo. El definirQue un proyecto del puesto de informaciones comience con éxito, es importante sepa su básico quién, lo que, cuando, donde, porqué, y cómo. El medio para lograr esto es la declaración del trabajo (SOW). La SOW es un documento que captura toda esa información en un alto nivel. Pone la base para con eficacia y eficientemente manejando el proyecto, a través de su ciclo vital. También sirve como una herramienta excelente de las comunicaciones entre el equipo del desarrollo del puesto de informaciones y los clientes. La SOW es especialmente útil para los proyectos del puesto de informaciones. El cliente, las expectativas, y los deliverables son conceptos vagos y permanecen a menudo illdefined. Apenas el bosquejo de una SOW ayuda a definir más claramente los tres, de tal modo evitando problemas más adelante en el ciclo vital del proyecto. Contorno de la declaración del trabajo (SOW)
Después de terminar la SOW, los encargados de proyecto pueden desarrollar un aviso del proyecto que declare la formación del proyecto. El patrocinador de proyecto firma la nota, que comunica el nombre del proyecto, del goal(s), de la fecha de la terminación, y de cualquier otra información juzgada importante. El aviso del proyecto responde a dos propósitos primarios. Primero, da visibilidad al proyecto. En segundo lugar, se comunica que la gerencia mayor está detrás del proyecto. PlaneamientoDespués de la SOW y del proyecto el aviso viene el plan del proyecto. Implica varias acciones. Construcción de la estructura de la interrupción del trabajo (WBS) Cada pierna del WBS puede variar en profundidad y contenido. Es preferible explorar cada pierna en suficiente detalle para poder seguir progreso eventual significativo. Algunos artículos comunes a incluir en un WBS para un proyecto del puesto de informaciones son: desarrollo y mantenimiento del uso del § gerencia de activo del § gerencia de la petición del § Call/service criterios de la escalada del § criterios de la evaluación del § métrica del § gerencia del problema del § procedimientos del § procesos del § recursos del § seguridad del § requisitos de ayuda de servicio del § gerencia de sistemas del § herramientas del § § que sigue y que divulga entrenamiento del § workflow del § Asignando recursos después de preparar el WBS, la acción siguiente es determinar las habilidades requeridas para terminar cada tarea. La asignación de habilidades se hace en el nivel más bajo del WBS; el nivel más bajo se llama el nivel del paquete del trabajo. Es a este nivel que seguir funcionamiento del horario está hecha. Los encargados de proyecto, por supuesto, consideran más que habilidad realizar cada tarea. Deben mirar la personalidad, el entrenamiento, y los requisitos de la experiencia de terminar una tarea específica. Al asignar a más de una persona a una tarea, deben también señalar a una persona primaria que se considerará responsable de resultados. En el extremo, los encargados de proyecto deben producir una matriz de la responsabilidad. Matriz De la Responsabilidad
Note:P = responsabilidad primaria; Responsabilidad de S = de la ayuda. En un proyecto del puesto de informaciones, dos sistemas de habilidades son críticos para ÉL puesto de informaciones a tener éxito: técnico y gente. Habilidades técnicas, por ejemplo, reparto con usos del edificio. Habilidades de la gente, por ejemplo, reparto con cómo obrar recíprocamente con los miembros y los clientes del equipo. Desafortunadamente, es raro encontrar ambos sistemas de habilidades en un individuo. Con todo ambos son esenciales para el éxito de todos lo que proyecta en general y especialmente puesto de informaciones unos. La última necesidad proporciona maestría técnica mientras que en el mismo tiempo proporciona un servicio al cliente. Las asignaciones, por lo tanto, deben pesar cuidadosamente los requisitos para ambos sistemas de habilidades. Estimando la época de terminar cada tarea y de convertirla al tiempo del flujo con los recursos ahora asignados en el nivel del paquete del trabajo, la acción siguiente es estimar la época de terminar cada tarea y de convertir los números al tiempo del flujo. Las estimaciones serán importantes calcular fechas del horario y los costes así como emplean a gente eficientemente. Un método que estima confiable pero eficaz es el tres-punto que estima técnica. Implica el determinar de tres estimaciones para realizar una tarea: el más pesimista (el tiempo requerido para terminar una tarea bajo condiciones peores); el más optimista (el tiempo requerido para terminar una tarea bajo mejores condiciones); y el más probable (el tiempo requerido para terminar una tarea bajo condiciones normales). El resultado es un rato previsto. El tiempo previsto es entonces más futuro ajustado por el tiempo no productivo (e.g., interrupciones) y, convertido posteriormente al tiempo del flujo. Estimar tiempo y Flowtime Las = 48 Horas Más optimistas Muy probablemente = 84 Horas De = 124 Horas Más pesimistas Tiempo previsto = [ 48 + 4(84) + 200]/6 = 97 horas (aproximadamente.) Tiempo no productivo = 10 por ciento 97 X?1.10 = 107 horas (aproximadamente.) Convierta al flowtime, si se asume que 8 horas por día 107/8 = 13 días (aproximadamente.) Desarrollando un diagrama de la red usando las tareas de nivel inferior en el WBS, la acción siguiente es ilustrar la relación entre él en un diagrama de la red. Es decir el diagrama de la red demuestra las dependencias entre las tareas, el reflejo de qué comienza y termina primero, el segundo, etcétera. El diagrama de la red es útil para calcular las fechas para cada tarea y, por lo tanto, el proyecto entero. Diagrama De la Red El diagrama de la red es una herramienta excelente para manejar proyectos del puesto de informaciones. Los proyectos implican un arsenal complejo de las tareas que son técnicas y negocio en naturaleza. El diagrama proporciona un mapa itinerario para seguir para asegurarse de que ambos sistemas de tareas están coordinados bien para el momento en que el puesto de informaciones esté abierto al cliente. Calculando comienzo y del extremo las fechas para cada tarea con el flujo ahora miden el tiempo de disponible para cada tarea y las dependencias identificadas, la acción siguiente son calcular dos sistemas de las fechas del comienzo y de la parada para cada tarea y, por lo tanto, el proyecto entero: la fecha temprana del comienzo es la época más temprana de comenzar una tarea; la fecha temprana del final es la época más temprana de terminar una tarea; el último comienzo es la época más última de comenzar una tarea; y el último final es la época más última de terminar una tarea. Las fechas últimas y del comienzo tempranas son calculadas moviéndose a través del diagrama de la red de izquierda a derecha, usando las relaciones entre las tareas y sus tiempos respectivos del flujo. Las últimas fechas del comienzo y del final son calculadas moviéndose desde derecho a la izquierda en el diagrama de la red. Ambos sistemas de fechas son importantes para determinar la trayectoria crítica. Las tareas en la trayectoria crítica tienen emparejar temprano y las últimas fechas del comienzo y de la parada, de tal modo no indicando ninguna oportunidad dejan esas tareas resbalan. Si resbalan entonces terminando el proyecto encendido el tiempo es imposible a menos que se tome la acción correctiva. Otro característico de tareas en la trayectoria crítica es que él ocupa la trayectoria más larga del diagrama. El diagrama de la red trabaja lo más mejor posible para manejar los detalles de un proyecto. Bajo algunas circunstancias, tales como divulgación a la gerencia superior, un más simple, más fácil entender horario es preferible. OrganizaciónLa comunicación y la infraestructura son dos elementos dominantes en la organización de un proyecto del puesto de informaciones. Ambos se aseguran de que el proyecto esté ejecutado según plan eficientemente y con eficacia. La comunicación este elemento tiene dos porciones: documentación y reuniones. La documentación exige el desarrollar de cualquier material que pruebe útil para manejar el proyecto. La documentación típica incluye las formas (e.g., colección del tiempo), los informes (e.g., informe), los procedimientos (e.g., control del cambio), y el material de referencia. Esta documentación se recoge a menudo y después se archiva en archivos de historia del proyecto. Estos archivos sirven como depósito de la información sobre la historia del proyecto, del inicio a la terminación. Esta información puede probar útil para analizar problemas y aprender por experiencia. Las reuniones están de tres tipos básicos: revisión del punto de comprobación, revisión del estado, y personal. Una reunión de la revisión del punto de comprobación se celebra después de terminar un jalón importante (e.g., terminación de una fase). Su propósito es aprender de la experiencia hasta un punto específico en tiempo y decidir a si proceder. Una reunión de la revisión del estado se celebra regularmente para determinar progreso contra el plan del proyecto, de un coste, del horario, y de la perspectiva de la calidad. Es preferible recoger estado antes de la reunión así que la gente puede discutir ediciones inteligente. Una reunión del personal también se celebra regularmente. Su propósito es compartir la información y experiencias. A menudo ligan los tiempos, al personal y las reuniones de la revisión del estado en la misma sesión para reducir el número de reuniones y el tiempo pasado en ellos. Infraestructura que este elemento se ocupa de aplicar recursos de una manera que maximice salida. Un acercamiento es instalar una organización del proyecto, que se refleja en una carta de organización. La carta de organización debe proporcionar una estructura de divulgación y clarificar papeles y responsabilidades. La organización debe incorporar principios de gerencia básicos, tales como palmo del control, de la unidad de la dirección, y de la responsabilidad. Otro acercamiento es publicar una matriz de la responsabilidad según lo discutido anterior. La matriz ayuda a clarificar responsabilidades y el grado de la implicación. La publicación cría la comisión porque da visibilidad. Otro acercamiento eficaz sigue siendo establecer una oficina del proyecto. Dependiendo del tamaño’del proyecto s, por supuesto, la oficina del proyecto es un lugar para celebrar reuniones, almacenando la documentación, y la información que exhibe. Una buena manera a la información de exhibición es instalar una pared de la visibilidad o aún un cuarto de exhibir los planes, la arquitectura, y la otra información dominante del proyecto. La pared o el cuarto entonces da vuelta a la oficina del proyecto en las comunicaciones eficaces así como centro administrativo. Los miembros del equipo y los clientes de los proyectos del puesto de informaciones encontrarán la pared o el cuarto de la visibilidad útil. Con los diagramas o los diagramas en la exhibición, pueden ver la estructura total del centro del puesto de informaciones, de sus servicios, de sus procedimientos, y del impacto en el negocio. El controlarEs raro que un proyecto procede según plan a través de su ciclo vital. Con frecuencia, las variaciones del plan ocurrirán, de un coste, de horario, o de perspectiva de la calidad. Guardar un pulso en el proyecto, por lo tanto, es crítico asegurar adherencia a los planes. Esto implica el realizar de las cuatro acciones siguientes. Recogiendo datos del estado esta acción ocurrirá apenas antes o durante de reuniones de la revisión del estado. Los datos deben venir de la gente responsable de sus tareas respectivas. Determinando funcionamiento después de recoger y de compilar los datos del estado, determínese si ha ocurrido una variación o una desviación del plan y su criticalidad. La variación vendrá de una o más de tres áreas: coste, horario, o calidad. Para el coste y el horario, el software de la gerencia de proyecto puede ayudar a determinar el impacto de una variación. Tomar la acción correctiva si aparece una variación, la acción siguiente es decidir a si tomar la acción correctiva. La acción correctiva pudo exigir el trabajar en horas extras para conseguir detrás en horario o el perseguir de un esfuerzo replanning completo para el proyecto del puesto de informaciones. El manejo cambia con el movimiento, va un viejo refrán, viene cambio. Un ambiente del proyecto se está moviendo y está cambiando constantemente. Los encargados de proyecto deben ocuparse inteligente de esos cambios; si no, lucharán constantemente los fuegos. Es importante, por lo tanto, para que los encargados de proyecto establezcan una infraestructura para capturar, para dar la prioridad, para evaluar, y para disponer a cambios. Esta acción implica el ir más allá de usar software de la gerencia de la configuración. También trata de de organización y los cambios del comportamiento, algo los proyectos del puesto de informaciones deben reconciliar continuamente con su plan de desarrollo. CierreTodo el extremo de los proyectos por muchas razones. Pueden durar tan de largo que pierden su importancia al cliente. Pueden perder su financiamiento. Pudieron haber alcanzado su goal(s). Lo que la razón, él es importante cerrar tan eficientemente como sea posible mientras que eficaz restante al final. Él también medios que aprenden del funcionamiento de modo que la historia haga o no se repita en proyectos similares en el futuro. Al cerrar un proyecto, por lo tanto, es importante realizar varias acciones. Los datos que convierten en la información a través de un proyecto, si está organizado bien, acumulará datos. Estos datos se deben convertir en la información. Esta información es útil para seguir funcionamiento y para identificar qué hizo y no fue bien. Con esta información, los encargados de proyecto pueden determinar el éxito o la falta total del proyecto. También permite la preparación de las lecciones aprendidas. Preparando las lecciones aprendió capturas de este documento las experiencias dominantes del equipo de proyecto de modo que los proyectos futuros puedan capitalizar en qué hacer y no hacer. Las lecciones aprendidas deben cubrir negocio y asuntos técnicos. Lanzar a gente aunque guardar un inventario de gente para manejar contingencias proporciona un nivel de la comodidad, es más eficiente conservar solamente a los individuos necesarios para terminar tareas restantes. Tener también mucha gente no productiva agrega costes innecesarios y baja la productividad de la gente con el trabajo restante. También evita que la gente trabaje en otros proyectos que podrían utilizar sus habilidades. CONCLUSIÓNConstrucción puesto de informaciones fue visto una vez como ruta del punto muerto para ÉL los profesionales. Hoy, apenas el contrario es el punto de vista frecuente. Un puesto de informaciones sirve como cubo de la información para las preguntas que contestan y los problemas el solucionar que son negocio y técnicos en naturaleza. Es imprescindible, por lo tanto, que un proyecto del puesto de informaciones da lugar a una organización que proporcione servicios oportunos, significativos a sus clientes. La gerencia de proyecto es la herramienta a asegurarse que ocurre. esto es un artículo agregado por Perry Moshe
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