Cómo diseñar una oficina eficaz de la gerencia de proyecto

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Una organización setting-up o que desarrolla una oficina de la gerencia de proyecto (PMO) debe considerar necesariamente una gama de las dimensiones y de las responsabilidades tales como ésos discutidas en esta clase particular. En muchos casos, las organizaciones unsystematically atacan con el proceso del diseño. Este artículo propone que puede un grupo setting-up un PMO atajo el proceso de diseñar un PMO, eso emparejará los requisitos y las prioridades de sus organizaciones, sistemáticamente evaluando las dimensiones enumeradas adjunto y adoptando las opciones del diseño esa mejor reunión sus necesidades.

Pues el movimiento “de manejar por proyectos” llega a ser más popular en organizaciones, hay también un movimiento de instalar el PMOs a la gerencia de proyecto de ayuda. El papel de estos PMOs es diverso y variado, pero incluye comúnmente fijar estándares y las metodologías para la gerencia de proyecto. A menudo, este papel se amplía para incluir aspectos de la gerencia de recurso humano del proyecto y para incluir a veces la responsabilidad de la ejecución de proyectos.

Enfrentado con la tarea de setting-up una oficina del proyecto, el ejecutivo o el grupo responsable debe definir los papeles y las responsabilidades de la oficina. Algunos autores han identificado varios tipos de diseño de la oficina del proyecto tales como el PMO como depósito del conocimiento de la gerencia de proyecto, o la oficina del proyecto como grupo funcional responsable del manejar proyecta. Sin embargo, estos modelos sobresimplifican la variedad de diseños que sean posibles. Este artículo afirma que hay una variedad casi ilimitada de diseños posibles.

Un marco se presenta para diseñar una oficina del proyecto que sea apropiada a las necesidades de una organización. Se identifican un número de dimensiones y de responsabilidades de la llave que deben ser consideradas. Éstos se han subdividido en: factores de organización; responsabilidades del recurso humano; responsabilidades de fijar estándares de la gerencia de proyecto; responsabilidades de la ejecución del proyecto; y responsabilidades estratégicas. Estas dimensiones y responsabilidades se discuten en los términos de las opciones que están disponibles, y las razones de adoptar un diseño particular. Esta clase particular toma la posición que hay nadie diseño ideal para un PMO y que el diseño de un PMO dentro de una organización si (y voluntad) desarróllese en un cierto plazo como los requisitos y las prioridades de organización cambian y la madurez’y las capacidades del proyecto de la organización s cambian.

FACTORES DE ORGANIZACIÓN

Un punto de partida en la creación y diseñar una oficina de la gerencia de proyecto está estableciendo el papel y la energía de organización de la oficina. Algunos de estos factores de organización se pueden asignar por mandato por el ejecutivo o el grupo setting-up la oficina, pero se refinan con frecuencia mientras que un PMO se desarrolla. Estos factores son giratorios a

los papeles y las responsabilidades de un PMO. Los siguientes son algunos de los factores de diseño de la base que se tratarán en establecer y diseñar un PMO.

Divulgación De Arreglos

La relación de divulgación de un PMO es un factor importante en establecer el papeles de la energía y del potencial de un PMO. Una variedad de divulgar arreglos es posible. Un PMO se puede fijar encima como de grupo independiente que divulga directamente a un presidente o a un comité ejecutivo. Esto potencialmente provee de la oficina energía e independencia considerables. Alternativomente, un PMO puede divulgar a un ejecutivo dentro de un departamento funcional. Esto proporciona un poco grado de independencia pero puede inmóvil proveer del grupo energía considerable. El arreglo de divulgación puede estar en niveles más bajos; pero en estos casos, el papel del PMO llega a ser generalmente más restricto a las áreas particulares de las operaciones’de la organización un s.

Además de los arreglos de divulgación externos, hay una variedad de arreglos de divulgación internos posibles que puedan afectar el papeles de un PMO. Por ejemplo, en organizaciones geográficamente dispersadas, hay ventajas en establecer el PMOs separado. Este el PMOs puede divulgar localmente sino ser afiliado con el otro PMOs o divulgar a un PMO central. Las relaciones de divulgación de la matriz son también campo común.

Colocación De organización

El PMOs se puede establecer como grupos independientes o puede ser parte de un grupo funcional tal como tecnología de información (ÉL) u operaciones. Típicamente, un PMO será colocado en un grupo funcional con la propiedad primera para los proyectos. Por ejemplo, en las instituciones financieras que son pesadamente confiadas en tecnología de información y su desarrollo, el PMOs está situado a menudo en ÉL las áreas. Esto tiene la ventaja de traer un PMO cerca de las áreas de la ejecución del proyecto; sin embargo, puede haber una desventaja cuando el PMO se ve para ser influenciado demasiado pesadamente por el grupo funcional en el cual está situado. El ensanchamiento del arreglo de divulgación a un comité de dirección cruz-funcional puede superar esta preocupación.

Proyectos en alcance

Hay una variación amplia en el alcance de los proyectos para los cuales un PMO puede tener responsabilidad. Las responsabilidades de PMO pueden incluir todos los proyectos emprendidos por una organización; todos los proyectos emprendidos por un grupo funcional particular tal como ÉL; o proyectos de cierto tipo. El alcance de la responsabilidad se debe alinear de cerca a las necesidades’de la organización un s. Típicamente, cuando el PMOs primero se establece, el alcance es restricto dentro de una organización. Ésta es a menudo parte “de una estrategia del probar” usted mismo pues las organizaciones determinan el valor de un acercamiento estructurado a la gerencia de proyecto. El PMOs se puede establecer para progresar las prioridades de organización particulares. Por ejemplo, muchas organizaciones fijadas encima del PMOs para supervisar y para poner proyectos en ejecucio'n especiales. Semejantemente, el PMOs se ha fijado hasta proyectos de organización de la transformación de la ayuda o facilitar adquisiciones de organización. Los proyectos en alcance se desarrollan típicamente en un cierto plazo de reflejar estrategias de organización que cambian y también madurez de organización de la gerencia de proyecto.

Propiedad de recursos

Un PMO puede funcionar como grupo independiente con un mandato para supervisar y para influenciar proyectos pero sin el control directo de proyectos. En estos casos, un PMO puede ser absolutamente pequeño de tamaño. Alternativomente, un PMO puede “poseer” al personal que emprende proyectos. Esto se podía restringir a poseer a encargados’de un proyecto de la organización s pero podía extender hasta poseer una piscina’total de la organización s de los recursos del proyecto. Se han adoptado todos estos modelos. La opción depende del grado previsto de la implicación directa en proyectos.

Una oficina permanente o temporal

Un PMO se puede fijar encima de como oficina temporal o permanente. Una oficina temporal se puede fijar hasta maneja un grupo particular de proyectos. Por ejemplo, un número de organizaciones instalaron el PMOs a la descripción sus iniciativas del año 2000. Otros ejemplos incluyen el manejo de una adquisición o el manejo de un proyecto de organización importante de la transformación. La motivación para una oficina temporal es apoyar un sistema de proyectos con una duración fija. Una oficina permanente se satisface a los proyectos de soporte’de la organización un s sobre una base en curso.

Aunque una organización puede adoptar inicialmente el modelo temporal, el valor demostrado y la infraestructura establecida conducen a menudo al PMO que es dado responsabilidades ampliadas y un mandato continuado.

Tamaño y presupuesto

Además de la propiedad directa de los recursos del proyecto, el presupuesto y los recursos del personal son factores de organización fundamentales que se tratarán. Claramente, el personal y el presupuesto necesitan ser aumentados como las responsabilidades y las capacidades de un PMO se amplían.

RESPONSABILIDADES DEL RECURSO HUMANO

Un PMO puede tener una amplia gama de responsabilidades recurso-relacionadas humanas. Estas responsabilidades pueden extenderse de ninguna responsabilidad de recursos humanos a un papel adonde un PMO adquiere una amplia gama de las responsabilidades del recurso humano de recursos del proyecto. Estos papeles expansivos pueden ocurrir ambos en el caso cuando los recursos del proyecto divulgan directamente a un PMO y en los casos donde los recursos divulgan independientemente a diversos grupos funcionales. Las responsabilidades potenciales del recurso humano de un PMO incluyen el siguiente.

Reclutamiento y selección

Un PMO puede tener responsabilidad de reclutar y de seleccionar a personal del proyecto. Esto se puede restringir a un grupo estrecho de posiciones tales como encargados de proyecto o podría incluir una amplia sección representativa de los recursos del proyecto. El reclutamiento y seleccionar a personal proporciona una oportunidad de tener un impacto significativo en la cultura de la gerencia de proyecto de una organización, para asegurarse de que las habilidades adquiridas alinean con proyectos en alcance, y atajo el desarrollo de las habilidades de gerencia de proyecto.

Entrenamiento y certificación

El PMOs puede adquirir el papel de proporcionar la formación para la administración de proyecto al personal de organización. MA y hacen esto proporcionando este entrenamiento ellos mismos o pueden facilitar esto a través de vendedores exteriores. En estos casos, el papel incluiría generalmente la selección de vendedores. Las responsabilidades pueden también incluir la certificación de los encargados de proyecto.

Un PMO puede fijar los estándares mínimos que el personal debe alcanzar para ser seleccionado o para ser promovido como encargados de proyecto, o fijó una trayectoria de la acreditación de la gerencia de proyecto dentro de la organización. Por ejemplo, una organización puede convenir que solamente señalen a los encargados de proyecto externamente acreditados como encargados de proyecto. El entrenamiento y la certificación proveen de un PMO oportunidad significativa de desarrollar y de promover habilidades de gerencia de proyecto.

Valoración y promoción

La valoración de los encargados de proyecto proporciona a menudo los desafíos que no están presentes en la organización jerárquica tradicional. Los encargados de proyecto se mueven a menudo entre los proyectos y por lo tanto entre los diversos patrocinadores y encargados. Esto hace difícil para la consistencia y la comprensión de la valoración. Un PMO puede desempeñar un papel central en el proceso de la valoración proporcionando plantillas y pautas apropiadas y actuando como punto que coordina para obtener y para combinar valoraciones de una variedad de encargados. Este papel se puede ampliar a ser responsable de hacer o de recomendar promociones. La necesidad de estos papeles aumenta mientras que el movimiento de los encargados de proyecto a través de proyectos diversos aumenta.

Abastecimiento de recursos a los proyectos

Un papel que el PMOs puede llenar es coordinar la disposición de recursos a los proyectos. Esto se podía restringir a la asignación de los encargados de proyecto, pero podía extender a proporcionar a equipos de proyecto enteros. Pues el tamaño de una organización y de su piscina del recurso del proyecto aumenta, hay una necesidad creciente de manejar sistemáticamente recursos. Esto incluye disponibilidad de manejo y capacidades. Por ejemplo, en un grande el grupo donde puede haber centenares de empleados con un sistema diverso de habilidades, él es importante saber cuándo el personal es disponible y las habilidades que el personal tiene para hacer el uso más eficaz de recursos. Esto facilita la alineación de recursos y de requisitos y la minimización de recursos ociosos. Un papel que el PMOs ha proporcionado es mantener un depósito del recurso del proyecto y utilizar esto para manejar la asignación de los recursos del proyecto. En una piscina del recurso con centenares o aún millares de recursos, esto se convierte en una empresa importante. Incluso en un grupo más pequeño del recurso, la incertidumbre asociada a la ejecución del proyecto y las prioridades competentes en una organización pueden hacer esto una tarea desalentadora.

Grabación Del Tiempo

Un PMO puede tener la responsabilidad de manejar un sistema de la grabación del tiempo. Este papel puede incluir seleccionar la herramienta de la grabación del tiempo y seguir el tiempo pasado. Esto puede también incluir analizar la utilización o el tiempo del personal de ser cargado a un cliente, a la utilización contra presupuesto, al etc. Estos papeles son los más relevantes de organizaciones grandes y de las organizaciones donde el tiempo del personal se manda la cuenta al departamento que es servido.

Planificación De Carrera

Un PMO puede tener el papel de apoyar la planificación de carrera de los recursos’de un proyecto de la organización s. Este papel se puede ligar a otras responsabilidades del recurso humano tales como reclutamiento, entrenamiento, certificación, valoración, y asignación de recurso. Un PMO, supervisando y administrando estos factores, puede potencialmente desempeñar un papel significativo en la planificación de carrera — de una organización’s y una perspectiva’individual de s. Esto tiene valor, en el soporte de crecimiento individual y en capacidad de organización del edificio.

Administración De Personal

La administración de personal, tal como horario de manejo del día de fiesta y licencia enferma, administrando sueldos y las primas, etc., puede ser un papel de el cual un PMO es responsable. Las razones del tener un PMO emprenden estos papeles incluyen a encargados del proyecto que liberan y de programa de estas responsabilidades cotidianas de mejorar el foco sus esfuerzos en la ejecución del proyecto.

Gerencia Externa Del Vendedor

El PMOs se expone con frecuencia a una variedad de vendedores externos debido al papel central que desempeñan en una variedad de proyectos. Éstos pueden incluir las agencias del reclutamiento, los abastecedores de servicio, los vendedores del hardware y del software, los consultores en administración de empresas, etc. Las exposiciones múltiples que vienen de estas interacciones pueden poner el PMOs en una posición donde están lo más mejor posible capaces de manejar las relaciones con estos vendedores.

Asesoramiento y Mentoring

Un PMO puede proporcionar el asesoramiento formal o informal y mentoring para proyectar recursos. Este papel puede ser especialmente útil para apoyar a nuevo personal de la gerencia de proyecto, por ejemplo cuando una organización está estableciendo a gerencia de proyecto o reclutan al nuevo personal.

RESPONSABILIDADES DE FIJAR ESTÁNDARES DE LA GERENCIA DE PROYECTO

Establecer estándares de la gerencia de proyecto es un papel común del PMOs. Este sistema de responsabilidades proporciona la oportunidad para un PMO a la influencia cómo una organización emprende proyectos. Estas responsabilidades ayudan a fijar la infraestructura de organización para los proyectos. Esto puede proporcionar una influencia directa e indirecta en proyectos.

Fijar Metodologías De la Gerencia De Proyecto

Este papel puede incluir, o ambos, definiendo estándares de la ejecución del proyecto y definiendo estándares del ciclo vital del proyecto. El anterior se relaciona con fijar los parámetros para los artículos tales como documentación, la divulgación, los fines de conexión, la gerencia de la edición, el etc. El último se relaciona con definir, generalmente en un alto nivel, la secuencia de actividades que irá un proyecto a través (la acopio, el diseño e.g., de los requisitos, prototyping, sign-off, construyendo, probando, y ruedan -hacia fuera).

Definir las metodologías que se utilizarán por proyectos es una fuerza de gran alcance en influenciar cómo una organización emprende sus proyectos. Es así a menudo una responsabilidad dominante dada a un PMO cuando una organización espera que un PMO tenga un impacto importante en mejorar su ejecución del proyecto.

Abastecimiento De Plantillas

Esta responsabilidad se liga de cerca a fijar metodologías. Proporcionando las plantillas para las actividades del proyecto tales como cargar, divulgación del estado, gravamen de riesgo, presupuesto, gerencia de la edición, y poste - las revisiones de la puesta en práctica, un PMO pueden tener un impacto muy directo en cómo se manejan los proyectos. Las plantillas pueden proporcionar la dirección muy explícita en qué procesos deben ser seguidos. Esto permite una organización que sea nueva a la gerencia de proyecto poner rápidamente procesos estándares en lugar.

Abastecimiento De las Herramientas De Gerencia De Proyecto

El abastecimiento de las herramientas tiene un impacto directo e indirecto en cómo se manejan los proyectos. Las herramientas pueden extenderse de las plantillas (discutidas arriba), “al software” disponible de la gerencia de proyecto, a las herramientas de gerencia modificadas para requisitos particulares de proyecto.

Abastecimiento De los Depósitos

Otra responsabilidad potencial de un PMO es instalar y mantener los depósitos del proyecto. Éstos pueden incluir los directorios compartidos de la computadora para almacenar la documentación del proyecto tal como informes y presupuestos; directorios para mantener toda la documentación del proyecto; y una fuente central “del mejores proceso” y deliverables del proyecto de la práctica. Una tendencia reciente en esta área es establecer el Web o sitios del Intranet.

RESPONSABILIDADES DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Las responsabilidades de la ejecución o de la entrega del proyecto se atan de cerca a la propiedad de recursos. Un PMO que “posee los recursos,” típicamente encargados de proyecto o grupo del recurso del proyecto, toma generalmente en mucha de la responsabilidad de entregar proyectos. Un PMO que tiene responsabilidad de la ejecución del proyecto requerirá maestría en la gama de las áreas del conocimiento de la gerencia de proyecto y de los procesos de la gerencia de proyecto. Mucho el PMOs no tiene esta responsabilidad directa. Sus responsabilidades son más indirectas, centrado en capacidad de la gerencia del soporte y de proyecto de edificio por la influencia. Sin embargo, uniforme en estos casos, PMOs tendrá típicamente responsabilidad de algunos procesos dominantes.

Gerencia del riesgo y de la edición

Un PMO se puede dar un papel comprensivo de la gerencia de riesgo. Esto puede variar de fijar el estándar para los procesos de la gerencia de riesgo a la gerencia de riesgo del proyecto realmente que facilita o que conduce. Las razones de hacer esto un PMO, más bien que el proyecto, responsabilidad pueden incluir introducir independencia, introducir mayor entrada del cruz-proyecto, y la construcción de maestría de la especialidad.

Publique a gerencia, como la gerencia de riesgo, responsabilidad puede ser movido a un PMO desde un proyecto. Las razones de esto son similares a ésas para la gerencia de riesgo móvil.

Gerencia del impacto y del cambio

La responsabilidad de determinar impactos de proyectos en sus clientes — , empleados, y accionistas de los tenedores de apuestas — se puede dar a un PMO. Un PMO como foco para la actividad del proyecto puede estar en una buena posición a poder entender los impactos de proyectos, en uno a y en tenedores de apuestas. Por ejemplo, un PMO puede poder a la descripción los impactos de iniciativas absolutamente separadas en empleados debido a su posición ventajosa. Los proyectos individuales pueden no tener la misma capacidad de determinar estos impactos. Semejantemente, analizar y entender los cambios de organización que la causa de los proyectos puede ser una responsabilidad particularmente satisficieron a un PMO. El potencial para que un PMO tenga un papel útil en el manejo afecta y los cambios aumentan como tamaño’de la organización s y la lista del proyecto crece.

Comunicación

La exposición de un PMO a los proyectos múltiples lo coloca en una buena posición a ambas maneja la comunicación entre proyectos, y entre los proyectos y otras partes de la organización. Este papel puede extender a proporcionar las actualizaciones ejecutivas en proyectos a un grupo ejecutivo. La comunicación se puede mediar por la comunicación directa por ejemplo proporcionando los boletines de noticias y las presentaciones, o indirectamente proporcionando el acceso a los depósitos del proyecto tales como directorios compartidos o sitios del Intranet. Estos papeles llegan a ser más importantes para organizaciones más grandes o las organizaciones con muchos proyectos. En estos casos, un PMO tiene el potencial de proporcionar una descripción resumida y enfocada de proyectos.

Revisión Del Proyecto

Un papel potencial importante del PMOs está revisando el uso de los estándares de la gerencia de proyecto. Esto se puede hacer a todos los proyectos o puede centrarse en altos “proyectos particulares” de la importancia. Esto se puede hacer por el gravamen formal o puede ser un papel en curso del descuido de un PMO. Algunas organizaciones utilizan sus procesos regulares de la intervención interna, pero otras eligen utilizar su PMOs debido a la maestría de la gerencia de proyecto que estos grupos pueden tener.

Foco en proyectos importantes o especiales

Una variante en el papel de un PMO en la ejecución del proyecto está dando una responsabilidad de la ejecución de PMO de un grupo seleccionado de proyectos. Esto podía incluir los proyectos importantes, proyectos que requerían la atención especial tal como proyectos político sensibles, o grupos de proyectos relacionados.

RESPONSABILIDADES DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIO

En organizaciones tales como los en la comunicación y los sectores financieros, que tienen una inversión importante en curso en tecnología, y otros donde los gastos proyecto-relacionados consumen una parte importante del presupuesto discrecional, el PMOs se sitúa idealmente para adquirir un papel estratégico ampliado.

Este papel central, más la exposición al ciclo vital de proyectos múltiples de la iniciación y el planeamiento a la ejecución y el cierre, pone el PMOs en una posición única para tomar un papel estratégico importante en organizaciones. Las responsabilidades estratégicas de un PMO pueden potencialmente incluir el siguiente.

Colección de iniciativas

Un PMO puede actuar como punto central para la reunión de las ofertas de la iniciativa. Este papel puede incluir la disposición de plantillas y de pautas de asistir a ésos que someten ofertas.

Evaluación De Proyecto

El PMOs puede ser un punto central para el planeamiento del proyecto. Esto incluiría la evaluación de ofertas contra varios criterios. Estos criterios podían incluir la evaluación de factores tales como costes, las ventajas, ajuste estratégico, los impactos del tenedor de apuestas, los gravámenes de riesgo, los impactos y disponibilidad del recurso, y las relaciones con proyectos y horario existentes.

Proyecto Prioritization

El papel de PMO puede también incluir el prioritization de las ofertas recibidas. Esto puede ser del cost/benefit o de la otra perspectiva financiera, pero puede también incluir el prioritization determinando disponibilidad del recurso del proyecto, evaluaciones del impacto del proyecto, y gravámenes de riesgo.

Planeamiento y el programar del proyecto

El PMOs puede desempeñar un papel dominante en proyectos individuales del planeamiento proporcionando las herramientas y las plantillas apropiadas. Sin embargo, debido a su exposición a los proyectos múltiples, el PMOs está en una posición ideal para coordinar proyectos y programas enteros. Los proyectos se pueden planear y programar coordinando tareas y dependencias, pero pueden también incluir consideraciones del recurso y del impacto.

Aprobación y financiamiento del proyecto

Una extensión del prioritization y del papel programar es la aprobación formal y el papel de financiamiento. Un PMO no puede substituir a otros grupos de organización en los presupuestos discrecionales y las actividades de la organización’un s del planeamiento o del manejo. Sin embargo, se colocan idealmente al coordenada y facilitan estos procesos.

Proyecto que supervisa y que controla

Una vez que los proyectos hayan comenzado, un PMO puede adquirir el papel de supervisar progreso del proyecto. Éste es ya un papel común del PMOs. Poniendo y repasando el estado en ejecucio'n regular que divulga, un PMO puede supervisar elementos tales como coste, utilización del recurso, sincronización, y progreso contra plan. Esta información proporciona una base para ejercitar control sobre proyectos. La acción remediadora se puede adquirir los proyectos que no están pudiendo resolver coste y otras blancos del plan.

Gerencia De Lista Del Proyecto

Una extensión del papel de supervisión y que controla es la gerencia de la lista de proyectos. Retrasa, o el progreso rápido, en un proyecto puede proporcionar las oportunidades para otros proyectos. Semejantemente, la supervisión de una lista de proyectos permite respuesta rápida a cambiar prioridades de organización; los recursos se pueden mover a partir de una iniciativa a otra, o las prioridades del alcance o del tiempo pueden ser ajustadas.

CONCLUSIÓN

Este artículo ha discutido una variedad amplia de factores que deben ser considerados en diseñar un PMO. Indudablemente, la lista no es comprensiva — en el hecho, él es inverosímil que podría ser posible identificar todos los factores que podrían ser relevantes a todas las organizaciones. Sin embargo, la lista incluye un sistema importante de los factores que son relevantes a diseñar el PMOs. Cada organización tendrá su propio sistema de requisitos. Considerando los factores discutidos, una organización tiene la oportunidad de elegir sistemáticamente un sistema de los factores de diseño que le ayudarán para resolver sus requisitos en un punto dado en tiempo.

Las posibilidades del diseño del PMOs son casi ilimitadas. Un PMO se puede diseñar para tener responsabilidades absolutamente restrictas; o un PMO se puede establecer para tener un papel importante en el planeamiento, controlar, y coordinar de una lista’de la organización s de proyectos y el manejo de sus recursos del proyecto. Sistemáticamente evaluando las posibilidades del diseño, una organización puede elegir rápidamente un diseño que resuelva sus necesidades.