Problemas común de comunicación y el modelo de comunicaciones
Conocer los componentes del modelo de comunicaciones es fundamental para que el director del proyecto debe identificar cuando una interrupción de las comunicaciones se está produciendo. A veces la ruptura se produce en el mensaje. A veces, los problemas de superficie con la selección de los medios de comunicación, ya veces es sólo ruido. Un modelo de comunicaciones básico incluye un emisor, un receptor, y un mensaje. El mensaje se transmite a través de un medio (voz, la palabra escrita, radio, televisión, mensajes instantáneos, páginas Web, y así sucesivamente) después de haber sido codificado por el emisor. A medida que viaja a través de ese medio, una variedad de filtros se aplican (incluido el lenguaje, la comprensión, la distancia física, etc) que alteran el mensaje, ya que llega para descifrar por el receptor. Como se recibe el mensaje, otras distracciones, o el ruido, pueden interferir, que van desde un teléfono celular de llamada a un limpiador de ventanas que cuelgan fuera de la ventana. El mensaje es recibido y descifrado y puede llevar a algunos comentarios al remitente en una variedad de formas diferentes. Cada uno de estos componentes en el modelo de las comunicaciones supone una oportunidad y riesgo: la oportunidad de mejorar la comprensión y el riesgo de perder el mensaje. La elección del medio es crucial en un modelo de comunicaciones. Como Marshall McLuhan hizo hincapié en su obra clásica, Understanding Media: Las extensiones del hombre, "el medio es el mensaje." Despedir a un miembro del equipo a través del correo electrónico se considera una violación del protocolo de los negocios convencionales. El disparo de un miembro del equipo de más de un altavoz sería aún peor. El disparo de un miembro del equipo en un uno-a-una conversación, fuera de sitio, puede considerarse razonable y justo. El mensaje es el mismo. Sólo el cambio de los medios de comunicación. Selección de los medios de comunicación en el modelo de comunicaciones es una cuestión crítica, porque los medios de comunicación puede determinar cómo la información se filtra, se decodifica, y recibidos. Los medios de comunicación se pueden clasificar en una serie de manera diferente. Algunos son intencionalmente una vía medios de comunicación (discursos, altavoces), mientras que otros son intensamente íntimas (oneon uno, la comunicación cara a cara). Algunos son a distancia (e-mail, mensajería instantánea, conferencias telefónicas), mientras que otros son directos (reuniones, presentaciones). Algunos son de difusión (televisión, radio), mientras que otros son mucho más estrechas en el ámbito de aplicación (sitios web). La elección del medio en gran medida puede determinar cómo se recibe un mensaje y descifrado. Corresponde al director del proyecto para determinar cuál es el medio apropiado. Si una directiva se publica y sin comentarios es conveniente o necesario, la comunicación de una vía puede ser apropiado. Si la retroalimentación individual y confidencial se requiere, e-mail puede ser preferible a una reunión de equipo. Si la intención es "wow" del cliente o de gestión, una presentación formal puede ser la vía correcta. La elección del medio es fundamental para determinar cómo se recibe el mensaje. El receptor decodifica el mensaje a través de una serie de filtros. El más común de filtro es el lenguaje. La jerga técnica puede ocultar un mensaje de otra forma cristalina. Siglas podrá salir de la inundada oyente o lector en un océano de incomprensión. Al codificar el mensaje, el remitente debe tener en cuenta la capacidad del receptor para su decodificación. Los filtros son algo exclusivo de un individuo o de la audiencia. El ruido no es. El ruido es cualquier distracción ambientales que pueden dificultan la comprensión del receptor del mensaje. El olor de palomitas de maíz en la habitación de al lado puede ser suficiente para cerrar la recepción de un mensaje. Una mariposa fuera de una ventana puede ser "ruido" visual suficiente para distraer a todo el mundo en una reunión. Una corriente de aire frío en la parte posterior del cuello crea un ruido perceptible al tacto y no puede ser ignorada. Una vez que el mensaje es recibido y descifrado, el receptor puede proporcionar información. Dicha alimentación puede ser hablado, escrito o transmitido a través del lenguaje corporal o la actitud. A medida que la reacción es siempre, se convierte en un mensaje, y el ciclo comienza de nuevo. Problemas de comunicación se producen cuando el modelo se rompe. Estas preocupaciones se manifiestan de manera convincente. Ellos se hacen evidentes como los problemas con las comunicaciones del proyecto. Algunos ejemplos son los siguientes: • El emisor / receptor de los problemas • El emisor no puede enviar el mensaje. (El director del proyecto que cree o ella envió un correo electrónico, pero nunca fue enviado.) • El receptor no recibe el mensaje. (Sistema del cliente de correo electrónico se establecen para el mantenimiento cuando se envió el mensaje.) • El mensaje se recibe en un formato que no se entiende. (El mensaje viene con un archivo adjunto que se encontraba en un formato desconocido.) • El mensaje es recibido, pero malinterpretado. (El director del proyecto utiliza la red para referirse a un esquema de programación, pero el cliente cree que estaban discutiendo los sistemas informáticos.) • El mensaje se envía, pero el remitente no está disponible. (El cliente está en unas vacaciones de una semana.)
• El mensaje está incompleto. (Los siete primeros capítulos de un libro de ocho capítulos se transmiten.)
• El mensaje está en el idioma equivocado. (Un miembro del equipo del proyecto ofrece una explicación a la nación de los clientes utilizando la jerga técnica extensa.) • Problemas de Medio • El medio elegido es incorrecto. (El director del proyecto envía un mensaje confidencial sobre la relación del cliente a través del correo electrónico.) • El medio es mal utilizado. (El director del proyecto deja una voz de 20 minutos-mail.) • El medio se ha roto. (El sistema de correo electrónico transcribe el mensaje en una jerga ininteligible.) La mayoría, si no todos, de estos problemas tienen soluciones comunes. Estas soluciones comunes se basan en la idea de que la coherencia más que se aplica a las comunicaciones, tanto más fácilmente los mensajes pueden ser enviados y recibidos y es más probable que se entienden. Si los informes de estado de asumir el mismo formato semana tras semana tras semana, los miembros del equipo saben cómo llenar correctamente y puede más rápida y eficaz actualizar su estado en el proyecto. Cuando los clientes reciben los informes, que saben dónde buscar la información que consideren germano porque han visto los informes antes y están acostumbrados a buscar la información que desean. Si un jefe de proyecto sabe que un miembro del equipo siempre deja la voz-mails que son 30 segundos de duración o menos, esos mensajes tienen más probabilidades de ser bien recibido que si los mensajes varían desde unos pocos segundos a diatribas manyminutes de duración. La consistencia es la clave. El director del proyecto busca la comunicación eficaz busca un cierto grado de coherencia. El director del proyecto debe asegurarse de que los mensajes son enviados y recibidos y que sean claramente entendidos por todas las partes implicadas. La forma de garantizar que realmente ocurre es utilizar enfoques comunes, formas, plantillas y estructuras que comunicar claramente lo que el receptor necesita saber y cuando el receptor tiene que saberlo. presentado por David Timms
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