Proyecto de Tecnologías de Gestión de Audio

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Las conferencias telefónicas son una herramienta de trabajo habitual, pero la profundidad y la variedad de enfoques han cambiado en los últimos años. Hace algunos años, con más de cuatro o cinco personas en una teleconferencia que se han considerado difícil de manejar. Ahora, la tecnología ofrece la posibilidad de incluir cientos o incluso miles de personas en una conferencia telefónica única. Estas teleconferencias a gran escala son con frecuencia el apoyo de Internet, con una presentación en línea, junto con una discusión dirigida por un puñado de individuos en la teleconferencia virtual "escenario". Los participantes pueden hacer preguntas a través de la interfaz de Internet, pero el debate puede ser aún dominada por los responsables.

Aun cuando los desafíos técnicos se superen, la teleconferencia tiene la dificultad inherente de la falta de contacto cara a cara (como lo hacen las tecnologías más remotas). Como tal, las partes en la conferencia debe pedir una aclaración cualquier momento hay dudas acerca de lo que se dice. El contenido de una llamada de conferencia debe estar claramente indicados al comienzo de la llamada y se identifica con objetivos claros para cada elemento de contenido. Si el contenido requiere la documentación de apoyo, dicha documentación deberá enviarse (por fax, correo electrónico o correo postal) antes de la llamada, y no debe haber premeeting afirmación de que la documentación de apoyo se ha recibido. La llamada debe ser tratada como una reunión, con una agenda clara, y con todas las conversaciones dirigidas a la orden del día. Debido a las llamadas de conferencia puede ser confuso en términos de quién está hablando y las referencias que pueden hacer, cada vez que se modificó el orden del día o reemplazado, debe haber una definición clara del objetivo de la discusión la nueva materia.

normas claras de comportamiento debe ser establecida sobre cuándo es apropiado hablar, interrumpir, o unirse a la conversación. También es importante establecer protocolos básicos para cosas tan simples como poner la conferencia "en espera" (donde "celebrar" la música puede convertirse en una distracción), poner el teléfono en silencio (sin que el ruido de los participantes del fondo puede crecer intolerable), o la identificación de uno mismo al comienzo de cada lengua "turno". Si algunos participantes están ahí simplemente para escuchar, puede ser necesario a intervalos durante la llamada a afirmar su presencia o participación en curso a través de una llamada del rodillo o una simple comprobación sobre el estado ( por ejemplo, "Bob? ¿Sigues con nosotros?").

Las llamadas de conferencia puede convertirse en una gran distracción, porque los participantes tienen la posibilidad de apartarse de tema (como cualquier reunión hace). Las llamadas de conferencia pueden causar frustración si los participantes malinterpretar el tono de voz durante la conversación. La discusión debe ser medida e incluso, y los altavoces deben hacer un esfuerzo para minimizar el discurso intenso y rápido. Sin el contexto del lenguaje corporal y expresiones faciales para apoyar el idioma, que fácilmente puede ser mal interpretado. Como tal, en cualquier momento una llamada de conferencia que se percibe como causantes de malos entendidos, el tema que nos ocupa
debe dejarse de lado el tiempo suficiente para aclarar el contexto emocional de los participantes y su comprensión de lo que se dice.

Buzón de voz

Para algunos, buzón de voz es la tecnología preferida para la gestión de proyectos. Como con el correo electrónico, que permite la comunicación asincrónica y abre la puerta a la transferencia de información a su antojo o voluntad. Como con el correo electrónico, sin embargo, también tiene un lado negativo en que algunas personas lo utilizan indebidamente o en exceso. Buzón de voz es más eficaz (al igual que prácticamente todas las comunicaciones) cuando existan procedimientos claros seguir como ritual. Limitación de la duración, clarificando la información de contacto, y proporcionar información sucinta todos podemos hacer la experiencia de buzón de voz mucho más positivo. Si no se establecen estas directrices puede conducir a la incoherencia y falta de comprensión.

Llamadas Telefónicas

las llamadas telefónicas convencionales están diseñados para la transferencia rápida de información con cierto grado de inmediatez. También pueden ser utilizados para la aclaración de cuestiones que no se transmitan de forma efectiva en forma escrita o gráfica. Se utilizan libremente en los negocios modernos, sino que se limita a las situaciones en que un registro documental extensa no es esencial o cuando el tiempo es la esencia. También se puede utilizar adecuadamente cuando el remitente no es eficaz en el intercambio de información a través de la palabra escrita.

La naturaleza de las conversaciones telefónicas deben ser breves y clarificación. Intentar una revisión de larga duración de cualquier elemento del proyecto de importancia durante una llamada telefónica invita a la posibilidad de desacuerdos y malentendidos acerca de lo que se dijo o cómo la información fue transmitida. El clásico "he-said/she-said" tipos de argumentos se puede conducir por el contenido de mal elegido para tales discusiones.
En el teléfono, sobre todo en uno-a-uno conversaciones, la falta de lenguaje corporal deja sola voz para llevar el mensaje. Para algunos remitentes, calidad de voz no es un problema. Para otros, una calidad monótona de su voz puede ser normal, pero puede ser interpretado como que se aburre. Habla rápida del fuego se puede interpretar como agresiva, y demasiado lento del habla simplemente puede frustrar el receptor. El enfoque debe ser uno de tono de conversación, junto con la voluntad de ser paciente y escuchar las respuestas a fondo antes de proporcionar sus comentarios.

Si la llamada se destina a ser un componente del registro oficial del proyecto, que debe ser seguido por un correo electrónico afirmando, nota, o entrada de registro telefónico. Un registro de teléfono, si se mantiene, no es más que un registro secuencial de los tiempos, fechas, personas que llaman, y la naturaleza de las llamadas.

Tal vez las consideraciones modernas más importantes vienen con el uso de un teléfono celular. Los micrófonos en los teléfonos son muy sensibles, y sin embargo, algunos usuarios se sienten obligados a hablar en voz alta en ellos debido al tamaño de los dispositivos y el peso. Debido a las mejoras en la tecnología celular, estos teléfonos suelen tener una mayor calidad y mejor sensibilidad del micrófono de una unidad de cable, y debe tratarse de la misma manera (con un nivel razonable de privacidad es necesario).

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