Análisis de los interesados

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Propósito

En cada proyecto, hay más jugadores que simplemente el comprador y el vendedor. Prácticamente todas las partes en el entorno del proyecto tienen aliados y enemigos. Ellos tienen miles de "otros" que asumen cierta responsabilidad por los resultados del proyecto, ya sea favorable o desfavorable. Porque cualquiera de estos jugadores tiene el potencial de hacer daño al proyecto, las comunicaciones en algún nivel se convierte en esencial para todos y todas las partes interesadas, sino para comunicarse con ellos, usted tiene que saber quiénes son.

La premisa básica del análisis de los actores es uno de identificar todos los actores clave en el proyecto y su participación relativa. ¿Quién tiene algo que ganar o perder, porque de este proyecto? ¿Para qué se apasiona? Lo que no les importa? Esas son las preguntas rudimentarias y esenciales que necesitan ser hechas de todas y todos los interesados. Dado que los proyectos afectan el cambio en las organizaciones, que conducen las pasiones. Las personas se preocupan por sus resultados. Como resultado, ellas son la clave. El cliente suele tener una participación en la mejora del rendimiento o la mejora de la postura de la organización. El vendedor suele tener una participación en la toma de ganancias. estacas miembros individuales del equipo puede variar de oportunidades para desplegar sus habilidades en un entorno difícil, simplemente marcando el paso hasta llegar a la jubilación. La diferencia en las apuestas pueden manejar las necesidades de comunicación radicalmente diferentes ".

Algunas partes interesadas se quiere tener una participación regular en el proyecto, con actualizaciones periódicas y evaluaciones frecuentes de sus funciones y responsabilidades. Otros se esfuerzan por reducir al mínimo sus compromisos, lo que limita la cantidad de contacto del proyecto para la actualización de vez en cuando por correo electrónico o información. Debido a la naturaleza de estas diferencias, la realización de un minucioso análisis de los interesados es vital.

Aplicación

El análisis de los interesados se llevan a cabo normalmente mediante entrevistas a las principales partes interesadas o la realización de una encuesta por correo electrónico para determinar su posible papel en el proyecto, los niveles de interés, y los posibles problemas que puedan tener con el proyecto, sus resultados o su aplicación. Se puede tomar una variedad de formas, pero en general es documentado como un precursor del plan de comunicación para asegurar que las necesidades de los interesados se abordarán.

La forma de un análisis de los interesados se construyen normalmente en un formato tabular con columnas de delinear (como mínimo) los nombres de las partes interesadas, la organización, necesidades y expectativas. Otras columnas pueden incluir plazos para la participación, las preocupaciones, la evaluación de métricas de nivel de la participación, la evaluación de métricas de nivel de influencia y los recursos que los interesados puedan participar en el proyecto. Algunos sugieren que el análisis de los interesados debe ser clasificado de acuerdo a los recursos que controlan.

Contenido

La fuente de los contenidos en este formulario es una mezcla de experiencia y una evaluación ambiental de los que participarán en el proyecto. Debido a que el director del proyecto o persona completando el formulario puede haber lagunas de información en ese sentido, las entrevistas son uno de los medios más comunes para extraer esta información a otras personas en la organización. Otros medios para la extracción de datos incluyen los grupos de enfoque, encuestas por correo electrónico o ventas por teléfono. El director del proyecto debe preguntar a los entrevistados inicial: "¿Quién tiene interés en el éxito del proyecto o fracaso? ¿A quién debo ocuparme de la evaluación de nuestra propuesta? "

Una vez que la lista inicial de participantes potenciales se ha identificado, una ronda de entrevistas por separado (con las personas identificadas por el primer grupo) debe llevarse a cabo para completar el formulario.

Enfoques

Hay miles de formas para reunir información de los interesados, pero el método más común es el cara a cara o entrevista telefónica. Una advertencia en la recopilación de información sobre los actores y los intereses es que es muy fácil para que el entrevistador se adentran en las preocupaciones o la recogida de requisitos de organización y perder el enfoque en el juego de los interesados y su. La entrevista debe consistir en un esfuerzo riguroso para recopilar los datos específicamente identificados en el formulario, radicalmente limitar la duración de las entrevistas. Debido a que un solo proyecto puede tener docenas o incluso cientos de actores, algunos grupos de interesados posible que tenga que ser representado por un solo individuo.

análisis de los interesados también pueden llevarse a cabo utilizando los formularios de encuesta para sacar la información. Si bien este enfoque es más eficaz del tiempo, menos de 100% de los encuestados destina normalmente responderá. Esto puede obligar al director del proyecto para hacer un seguimiento exhaustivo para garantizar que los grupos se identifican y adecuada representación en el análisis.

Consideraciones

Algunas partes interesadas pueden negar o minimizar su participación en el proyecto. Ellos no pueden ver a sí mismos como críticos para el éxito del proyecto o puede no perciben su papel como importante. Esa perspectiva se puede superar mediante la limitación de la duración de la entrevista a sólo unos minutos y mediante la identificación de la información solicitada antes de la entrevista se produce. Algunas personas interpretan análisis de los interesados a participar más de lo que realmente es.

Durante el ciclo de vida de un proyecto, los interesados pueden cambiar también. Los nuevos participantes entrar y salir del entorno del proyecto, y las nuevas cuestiones y preocupaciones crear nuevos retos. El análisis de los interesados debe ser actualizado cada vez que hay un cambio significativo en la dirección del proyecto o en la composición del equipo del proyecto (tanto internos como externos).

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