Plan de Comunicación

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Propósito

El plan de comunicación encarga de la dirección en la que los interesados deben hablar de negocios del proyecto con el que otros interesados, las herramientas que debe utilizar, y el grado en que se debe compartir, documentar y almacenar esa información. Debido a la cantidad de interesados que participen en un solo proyecto y sus diversos roles, el plan de comunicación orquesta de comunicación del proyecto a través de un enfoque coherente para el intercambio de información. Se trata de una entrega fundamental para el proceso de planificación.

Aplicación

El plan de comunicación se comparte abiertamente con todos los interesados en el proyecto interno para ayudarles a entender cómo se debe comunicar y con quién. Para los interesados en el proyecto externo, el plan de comunicación suele ser filtrada por presentar la información sólo germano de su función y uso.

Lo ideal sería que la lista debe ser construido en un programa de hoja de cálculo que permite al usuario filtrar los interesados por los modos de comunicación, los contactos, la frecuencia u otra categoría, según corresponda.

El plan de comunicación deben reflejar las comunicaciones según lo dictado por el contrato, memorando de entendimiento, o declaración de trabajo, así como cualquier otro protocolo que se hizo evidente durante la evolución del proyecto. Diferentes participantes del proyecto utilizará el plan de comunicación de diferentes maneras:

• El director del proyecto utiliza el plan de comunicación para asegurar que las diversas partes interesadas son conscientes de sus responsabilidades de comunicación entre sí y con las organizaciones.

• Los miembros del equipo utilizan el plan de comunicaciones como una lista de contactos de la combinación y guía, con un interés en los tipos de comunicación preferido por los distintos usuarios.

• La gestión senior y los clientes pueden utilizar una versión abreviada del plan de comunicación para tener claro cuándo esperar ciertos informes y la documentación, y para información de contacto en sus puntos de contacto principal.

Contenido

El plan de comunicación es una matriz de información, normalmente integrado en un programa de hoja de cálculo con los datos siguientes:

• Nombre de las partes interesadas;

• El contacto principal;

• El contacto secundario;

• Teléfono;

• E-mail;

• Dirección postal electrónico;

• Preferencia modo de comunicaciones;

• La mejor hora;

• La frecuencia de la comunicación.

Debido a que está construido en un formato de hoja de cálculo, el plan de comunicaciones se pueden ordenar y reordenar en una variedad de maneras. Si los tipos de comunicación (informes de situación, las reuniones de equipo) son los más importantes, que puede ser la primera columna, seguida por la frecuencia de la comunicación y los interesados (beneficiarios y asistentes, respectivamente). Si la proximidad física es un problema, la consideración primordial a que puede ser la dirección de correo postal, que pueden ser ordenados para determinar qué partes son comunes en las regiones o localidades.

Debido a fallas de comunicación a menudo no están arraigados en la falta de comunicación, sino por una falta de comunicación, la noción de la "mejor momento" para las reuniones, informes, contactos y llamadas telefónicas es crucial. Si algunos miembros del equipo sólo pueden asistir a las reuniones del proyecto antes de 15:00 a causa de preocupaciones personales, el plan de proyecto de comunicación deben resaltar los intereses. Si un cliente nunca está disponible antes de las 10 am para llamadas telefónicas, estas preocupaciones deben tenerse en cuenta también.

Enfoques

El plan de comunicación es uno de los más a disposición del público de los documentos del proyecto. Debido a que sirve de marco para la comunicación abierta entre los miembros del equipo, el cliente, y otras partes interesadas, completa y versiones abreviadas del documento pueden existir, dependiendo de la audiencia. Si se utilizan versiones diferentes, una cierta forma de control de versiones (por ejemplo, 1.0 = plan completo, 1.1 = cliente abreviado, 1.2 = gestión abreviada) se debe aplicar.

El plan de comunicación sirve como algo más que un directorio telefónico. Proporciona información sobre la sensibilidad de comunicaciones y sensibilidades de todo el personal implican.

Consideraciones

Aunque el plan está ampliamente disponible, algunos interesados son propiedad acerca de su información de contacto, y esas preocupaciones deben ser respetados. El plan de comunicación no debe convertirse en un medio para aquellos que desean transmitir la información al azar a todas las partes del proyecto. Se debe utilizar para enfocar las comunicaciones sobre una base como-necesaria.

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