Kickoff orden del día de la reunión

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Propósito

La reunión inicial es uno de los elementos más críticos de la fase de planificación, ya que es la reunión en la que los miembros del equipo, los directores de proyectos, proveedores, y el cliente se reúnen por primera vez. Es la oportunidad para sentar las bases para el resto de la relación. Por lo tanto, la agenda de reunión inicial se convierte en uno de los documentos de planificación verdadera primero en ser compartidos universalmente a todos los interesados en el proyecto. Ofrece el esbozo de lo que sucederá en la reunión inicial.

Aplicación

Una agenda de reunión inicial se utiliza para las reuniones de patada de salida interna y externa para informar a los participantes sobre los temas a tratar, el calendario, y la intención general de la reunión. Es, con anticipación, a todos los participantes para dar tiempo a evaluar el enfoque de reuniones y para determinar si hay alguna información adicional que se necesita reunir antes de la reunión.

Estas reuniones pueden ser de uso interno para garantizar que todos los participantes transmitir los mismos mensajes al cliente. Se pueden utilizar con las partes interesadas externas para construir un sentido de entusiasmo por el proyecto y asegurar que la visión de la organización del proyecto para el esfuerzo se alinea con la visión del cliente. Interior y reuniones externas patada de salida son normalmente diferentes reuniones con diferentes objetivos. Los elementos comunes de ambos incluyen el esfuerzo de construir el equipo y la clarificación de los objetivos del proyecto.

Contenido

reuniones Kickoff debe incluir una descripción general del proyecto y el planteamiento de la organización del proyecto para entregar el proyecto. Pero la reunión a menudo se ofrece la primera (y en algunos casos, única) oportunidad para todos los interesados en el proyecto que se propone y para aclarar sus funciones en el proyecto. Un borrador de una reunión inicial bastante completo también puede incluir una gran cantidad de actividades de planificación inicial, así.

Ejemplo de patada de salida de la reunión Agenda

1.0 Información general Bienvenida y Proyecto

La bienvenida es a menudo llevada a cabo por el director del proyecto, pero esta tarea también puede caer a un ejecutivo de alto nivel dentro de la organización. Algunas organizaciones prefieren que los ejecutivos de alto nivel de presentar el proyecto para dar a los participantes una idea del nivel relativo de importancia de los esfuerzos.

El resumen que figura aquí debería dibujar directamente del contrato, una declaración de trabajo, o un memorando de entendimiento que está impulsando el esfuerzo. Aunque el enfoque de la organización del proyecto de la obra puede ser discutido en un nivel alto, esto es una declaración general del alcance y la intención.

2.0 Introducción: Funciones y responsabilidades

La introducción de los miembros del equipo y sus funciones podrán ofrecer la oportunidad para las actividades de team building. Los miembros del equipo deben identificar no sólo a sus organizaciones, sino también la naturaleza del trabajo que llevará a cabo en el proyecto, lo que puede proporcionar una oportunidad para las actividades de formación de equipos a través de presentaciones para compartir (con los miembros del equipo hablar y establecer entre sí) oa través de otros enfoques creativos introducción.

Independientemente de la naturaleza de las presentaciones, que debe ser el tiempo limitado, de lo contrario, esta actividad pueden afectar el resto del calendario de la reunión si no se controla y bien controlados.

3.0 Proyecto Intención

Este componente puede ser llevada a cabo por el cliente y / o patrocinador del proyecto. Ellos presentan sus puntos de vista sobre lo que creen que el proyecto debe lograr y cómo el esfuerzo se llevará a cabo. Esto permite que el cliente y / o patrocinador para presentar su visión de la condición de su organización después de que el proyecto esté terminado. También puede servir como afirmación del enfoque de la organización del proyecto como la reunión continúa.

4,0 Q & A Intención

Una sesión breve, de preguntas y respuestas limitadas en el tiempo permite a los interesados para afirmar su comprensión de la intención del proyecto.

5.0 Planteamiento del proyecto

Este componente se llevará a cabo por el director del proyecto o su designado para examinar cómo la organización del proyecto tiene la intención de lograr el propósito del proyecto. Este debe ser un examen de alto nivel de una variedad de componentes del proyecto, que incluya el calendario, compromisos compartidos (entre el proyecto y las organizaciones de los clientes), y estrategias de comunicación para garantizar el mejor resultado posible. Este suele ser el componente más simple de la reunión inicial.

6,0 Q & A enfoque

Una sesión breve, de preguntas y respuestas limitadas en el tiempo permite a los interesados para afirmar su comprensión del enfoque del proyecto.

7.0 Revisiones de desprendimiento

En proyectos más grandes, a menudo es necesario romper con los asistentes en las áreas del proyecto respectivo o grupos funcionales para permitir un análisis más detallado del enfoque. Si este es el caso, el director del proyecto debe tener un representante directo en cada uno de los equipos secundarios, con la intención de que no presentará un informe sobre sus conclusiones y los debates en ese grupo. Los líderes subequipo servirá como facilitadores de grupos más pequeños, y deben tener una revisión preparada de lo que van a discutir y el alcance de los esfuerzos de su proyecto.

Una sesión breve, de preguntas y respuestas limitadas en el tiempo permite a los miembros del subgrupo para afirmar su comprensión de lo que se dijo en los exámenes de arranque.

9.0 Compromisos de las partes interesadas

Durante las sesiones de Intención, Enfoque, y Breakout, compromisos significativos del proyecto se hacen a menudo, incluso se compromete a entregar apoyo, documentación o recursos dentro de un marco de tiempo dado. En la reunión se acerca a su fin, estos compromisos deben ser documentados y revisados para asegurar un entendimiento común de las actividades que están pendientes y lo que los elementos de acción tendrá que ser abordado.

10.0 Progreso y Próximos Pasos

Enfoques

Dependiendo del alcance del proyecto, las reuniones de esta naturaleza puede durar una hora o varios días. En cualquier caso, la determinación de la duración debe reflejar el tamaño del proyecto y la complejidad relativa. Un proyecto de seis semanas con 3.000 miembros del equipo puede, por necesidad, necesidad de una patada de salida de 2 días. Un proyecto de dos años con un equipo de tres que sólo necesite una o dos horas de examen para obtener el proyecto en marcha. Además, el equipo del proyecto debe asegurarse de que la reunión de la derecha se encuentra detenido. reuniones internas patada de salida para permitir un entendimiento común de las operaciones internas, las comunicaciones e interacciones en un entorno libre y abierto. Las reuniones externas patada integrar a las organizaciones del cliente y proyecto, y como tal, algunas de las comunicaciones debe estar redactada en términos que son aceptables en ambos entornos. Un enfoque más cauteloso para el intercambio de información es necesario por la reunión inicial externo.

Consideraciones

Una invitación a una reunión inicial puede ser visto como una insignia de honor por los que son llamados, ya que indica su papel en el proyecto son suficientes para justificar la invitación. Por lo tanto, las invitaciones patada encuentro puede resultar una carga política, ya que algunos representantes quieren que se les invite simplemente para afirmar su posición política en la organización (s). Deben establecerse criterios claros establecidos con respecto a quién debe asistir a la reunión para que la razón de ser utilizado para crear la lista de participantes no es ambigua.

Asimismo, si bien las reuniones internas patada de salida para permitir el libre flujo de la discusión sobre las maquinaciones internas de organización, las reuniones de patada de salida externa no debe. En algunos casos, será necesario que los miembros del equipo técnico (especialmente los subcontratistas) acerca de lo que es apropiado para la discusión en la reunión inicial externa y lo que no.

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