Correo electrónico / email Protocolo

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Propósito

Los correos electrónicos son documentos internos generalmente informal para compartir información. Crean un registro de documentos y proporcionan un historial de transacciones de información, pero lo hacen sin la formalidad de un memorando (véase más adelante la sección). Aunque se consideran las transacciones informales, e-mail puede llevar el peso formal en los procedimientos legales y se consideran parte del registro histórico de la organización.

Aplicación

El correo electrónico puede ser utilizado prácticamente en cualquier presentación y para casi cualquier tipo de intercambio de información o de transferencia. Se utilizan cuando hay una necesidad de compartir información con rapidez, a fondo, y de forma asincrónica. Se utilizan cuando el registro puede ser importante para el éxito del lazo de comunicaciones, pero no necesariamente de importancia histórica.

Contenido

Aunque el contenido de la información del correo electrónico es muy diversa, gran parte de la información incluida en los encabezados de documento es coherente. La información de encabezado incluye una fecha, el nombre y correo electrónico de la parte que envía, el nombre (s) y e-mail (s) del destinatario (s), y el tema incluido. El contenido de información en el correo electrónico puede ser la forma corta o larga. Puede ser de carácter formal o informal, pero siempre debe ser tratado como si fuera a mantenerse como parte del registro permanente.

Enfoques

En la elaboración de e-mail, hay una serie de enfoques posibles. Los jefes de proyecto en algunas organizaciones dictará el "Asunto" formulario de información para incluir sólo los elementos de datos específicos, como el número de paquete de trabajo, nombre del proyecto de código /, y / o la naturaleza del correo electrónico (por ejemplo, solicitar la aprobación, los datos informativos, los clientes , formulario adjunto). Mediante la generación de normas específicas para la información que puede ser incluido en el encabezamiento de materia, clasificación de correo electrónico y filtrado se puede hacer más rápidamente.

Muestra de E-Mail Protocolo

Para todos los proyectos de e-mail, el asunto quedará redactado de la siguiente manera:

(Número de paquete de trabajo) - (Nombre) - (Naturaleza)

• Los números de paquete de trabajo se pueden derivar de la PEP, almacenada en la red LAN en w: / proyecto / projectfile.mpp.

• El nombre será el nombre del paquete de trabajo que se trate (por ejemplo, la Fundación de excavación) • Naturaleza es una de las tres categorías siguientes:

Aprobación de solicitud

Información Técnica (que se adjunta)

Si un e-mail no está directamente relacionado con un paquete de trabajo específico, el encabezado se lea como sigue:

(Nombre del proyecto)-Proyecto de Apoyo (Naturaleza)

N de e-mail deberá incluir un "rastro" de más de cuatro transacciones pasadas por e-mail sin un resumen de las transacciones en el primer párrafo del e-mail.

En cuanto al contenido del e-mail en sí, algunos protocolos básicos deben ser seguidas. El uso de mayúsculas para cualquier palabra o serie de palabras se percibe generalmente como gritar. Tal uso debe ser reducido al mínimo. Además, la palabra que se ve con frecuencia como acusador en las transacciones de e-mail. A pesar de que no se pueden eliminar, su uso debe ser considerado cuidadosamente. Y debido a que los correos electrónicos se tramitan con rapidez y se puede transmitir a un número significativo de partes en el proyecto, la lista del destinatario debe limitarse a las personas directamente afectadas por la información de correo electrónico.

Consideraciones

La inmediatez del correo electrónico es a la vez maldición y bendición. Es útil en el entorno del proyecto, debido a la frecuente necesidad de transferencia de información inmediata. Puede ser perjudicial, ya que a veces alienta un "caliente" respuesta sin tiempo para considerar las implicaciones a largo plazo de esa respuesta. Pocos mensajes de correo electrónico son tan importantes que un período de 5 minutos de reflexión no se puede aplicar. En entornos en los que las sensibilidades son altos o cuando el correo electrónico ha generado preocupaciones en el pasado, como un período de espera puede ser bien aconsejado.

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