Planificación de la agenda de la reunión

Share

|

Propósito

reuniones de planificación del proyecto se llevan a cabo, como su nombre lo indica, con el fin de desarrollar todas o parte de el plan del proyecto. Y tienen como finalidad tanto la recopilación de datos y sesiones dataorganization. Ellos tienen la intención de generar no sólo el plan del proyecto, pero a un consenso sobre ese plan y su aplicación. El programa sirve como una guía de cómo estas sesiones se llevará a cabo.

Aplicación

reuniones de planificación del proyecto puede ser considerado cada vez que hay un cambio importante en la dirección del proyecto o cuando un nuevo plan debe ser desarrollado. Se debe utilizar cuando una visión unificada sobre cómo abordar el proyecto es fundamental (en contraste con situaciones donde la visión de un solo individuo o un enfoque conducirá todo el esfuerzo). Pueden ser utilizados para generar un solo componente del plan (por ejemplo, el plan de riesgo o calendario) o todo el plan. El orden del día debe ser enviado (por correo electrónico o en papel) a los asistentes antes de la reunión para asegurarse de que son conscientes del objetivo, la programación y el enfoque de la reunión.

Contenido

Al igual que con un proyecto, el objetivo de la reunión de planificación del proyecto debe estar claramente definido. Es importante delimitar los entregables específicos y artefactos que serán generados por el final de la reunión, con el fin de centrar los esfuerzos hacia los artefactos. El orden del día de una reunión de planificación del proyecto puede incluir una lista de participantes e información sobre si están en el lugar o "presente" a través de una teleconferencia. Si hay participantes de teleconferencia, deben ser identificados como tales, debido a que sus niveles de participación inherente serán diferentes de los que están físicamente presentes en dicha reunión.

1.0 Objetivo

La agenda de la reunión de planificación comienza con una declaración clara e inequívoca de las prestaciones o los artefactos que se generarán por la reunión y el uso previsto de los resultados finales.

2.0 Revisión histórica

Se dan los antecedentes sobre el proyecto o subproyecto de proporcionar un marco de referencia en cuanto a cómo y por qué este conjunto de artefactos es importante o significativa, y por qué enfoques particulares son las adecuadas.

3.0 Facilitación de los artefactos

Una variedad de estrategias (dirigida a continuación en la sección Enfoques) se utilizan para elaborar el plan de proyecto o componentes asociados a la reunión.

4.0 Revisión y aceptación de entregables

Esta sección contiene las evaluaciones de los participantes de la reunión de las prestaciones.

5.0 Revisión y aceptación de puntos de acción

Aquí es donde la identificación de los elementos de acción y las tareas pendientes está documentado.

6.0 Regulación

Esta es una línea que indica cuando la reunión ha terminado.

Un programa puede ser elaborado o simple, pero debe incluir al menos los componentes mencionados anteriormente. El nivel más importante de esfuerzo se asocia con la facilitación de los artefactos, ya que muchos componentes del plan del proyecto se puede generar por primera vez en esta reunión.

Enfoques

El enfoque de la reunión podrá, en gran parte, determinar el enfoque a la orden del día. Los enfoques a los planes de proyecto en desarrollo en un ambiente de grupo son legión. Algunos jefes de proyecto se iniciará con un plan determinado, alentando a los participantes para sumar o restar elementos del plan, según proceda. Otros identificar los elementos específicos del plan a desarrollar y trabajará a partir de cero para construir estos componentes. Este último enfoque exige la coordinación del equipo más importante y un mayor nivel de habilidades de facilitación.

La facilitación debe incluir una reiteración de la entrega y la identificación de los individuos presentes en la reunión que puede contribuir directamente (es decir, aquellos que realmente conducen al trabajo o realizar el trabajo). Los individuos deben tener la primera oportunidad de dar una idea de la aproximación al proyecto que sería la más adecuada. El director del proyecto / facilitador puede extraer esta información verbalmente (a través de una sesión de tormenta de ideas) o en la documentación (en papel o notas Post-It) para su revisión por los presentes. El papel fundamental del facilitador es asegurar que todo el proyecto está cubierto por el plan y que el proyecto está cubierto de un nivel constante de profundidad. A veces es tentador para cubrir áreas familiares del proyecto en profundidad mucho mayor que aquellas áreas que son desconocidas.

En el esfuerzo por construir ciertos componentes del plan, el conflicto no es poco común. En el desarrollo del programa con notas Post-It para generar la red, por ejemplo, los miembros del equipo pueden hacerse valer agresivamente para defender un enfoque particular o una estrategia. El facilitador es responsable para frenar este tipo de conflictos, trabajando a través de las cuestiones objeto de consideración hacia el consenso. Para el programa, asegúrese de asignar más tiempo a los esfuerzos de facilitación que para presentaciones sencillas o discusiones.

Consideraciones

El programa establece el tono de la reunión. Debe ser realista en cuanto a la intención y las expectativas por la cantidad de tiempo que cada tema tendrá. Debido a que la gestión del proyecto se considera en gran medida una función de programación o en la práctica, el programa a menudo se puede enviar el mensaje de si o no el jefe de proyecto es capaz de adherirse a un horario.

En la reunión, el papel del jefe de proyecto como observador programa puede verse comprometida. El director del proyecto puede tomar una variedad de roles en este contexto. El director del proyecto puede ser llamado a servir como facilitador, minuto tomador-, y el participante. Independientemente de la eficacia del jefe de proyecto, no se puede servir en todas las funciones sin disminuir por lo menos uno de ellos. Es por eso que los responsables del proyecto lo desea, puede contratar a profesionales para servir en las funciones que no se ve como parte de sus puntos fuertes. facilitadores profesionales o archiveros pueden mantener la reunión en movimiento hacia adelante, permitiendo que el administrador de proyectos para centrarse en el proyecto y las preocupaciones que plantea. Además, si la reunión incluye un amplio conjunto de participantes remotos, ciertos tipos de actividades (tales como la programación de red) puede resultar imposible sin el uso de pizarras virtuales u otros monitores interactivos de apoyo en Internet. Si la reunión de planificación del proyecto incluyen el desarrollo de cualquier artefacto gráfico amplio, los modos de participación para ser utilizado por los participantes a distancia deben ser considerados antes de que comience la reunión para asegurarse de que la instalación de estos elementos no supone merma de la orden del día.

---