Cierre de Agenda de la Reunión / Agenda Clave reunión de revisión

Propósito

reuniones del proyecto de liquidación, como reuniones de inicio del proyecto, puede ser interno o externo. La reunión de cierre externa está diseñada para afirmar que las prestaciones de los clientes se han producido y aceptado, mientras que la reunión de cierre interno está diseñado para asegurar que las cuestiones administrativas se han abordado y que los recursos de la organización son libres de regresar a sus otros deberes. El orden del día de cada uno debe ser modificado para servir el propósito adecuado.

Aplicación

Las reuniones se utilizan para minimizar la probabilidad de que las cuestiones pendientes del proyecto se producirá en una fecha posterior, cuando los recursos ya no están disponibles para el proyecto dentro de la organización. Se utilizan con el cliente para servir como un acto de finalización, afirmando que después de la reunión se abordan cuestiones, el proyecto será formalmente cerrado. La agenda de estas reuniones deberán ser remitidas al cliente y / o el equipo con suficiente antelación a la reunión para dar tiempo a los cambios y las alternativas que se presentan. Debido a que la reunión es un acto formal (a menudo obligados por contrato), la agenda está sujeta a revisión antes de su uso.

Contenido

reuniones de la liquidación y sus programas deben centrarse en la aceptación. El contenido de la reunión debería ser dirigido en la afirmación de que todos los paquetes de trabajo dentro de la EDT se han cerrado y que todos los resultados han sido debidamente transmitida al cliente. Las reuniones externas de la liquidación puede incluir también un esfuerzo para conseguir la firma del cliente en los documentos de aceptación. La reunión de cierre externa normalmente se celebra antes de la reunión de cierre interno.

Los participantes de la muestra externa de la liquidación Agenda de la reunión: (Nombres / Organizaciones)

(Esto incluirá el cliente interno o externo, así como a miembros clave del equipo de campo a las preguntas sobre el desempeño del proyecto o los resultados.)

Fecha:

Hora: Lugar:

1.0 Descripción del proyecto

El resumen del proyecto debe ser proporcionada por el director del proyecto o su designado. Debe ser un breve análisis de lo que ha sido entregado al cliente.

2.0 Resumen de Entregables

El resumen debe incluir el detalle de que las entregas se transfirieron y que reconoció su aceptación. Cualquier desviación de las especificaciones deben estar claramente identificados, así como la autoridad que aceptó las desviaciones.

3.0 La aceptación del proyecto

4.0 Los pasos siguientes

En las relaciones de la mayoría de los proyectos, hay oportunidades para el seguimiento de la obra o actividad complementaria asociada al proyecto. Si esas oportunidades existen (o pueden existir), el gerente de proyecto debe identificarlas durante la reunión de cierre para la acción futura.

5.0 Acción de Revisión

El director del proyecto debe resumir los puntos de acción se reunieron durante la reunión y proporcionar una sinopsis de los requisitos. Estas en última instancia, se registra en el registro de punto de acción.

Ejemplo de liquidación Agenda Interna de la reunión

Participants: (Names/Organizations)

(Esto no incluye el cliente, sino que debe incluir a miembros clave del equipo de todos los aspectos del proyecto. Dependiendo de la cultura del proyecto, los subcontratistas del proyecto puede o no ser invitados a participar.)

Fecha:

Hora: Lugar:

1.0 Organización del proyecto

El resumen del proyecto debe ser proporcionada por el director del proyecto o su designado. Debe ser un breve análisis de lo que ha sido entregado al cliente y el éxito del enfoque.

2.0 Resumen de Entregables

Esto debe incluir el detalle de que las entregas se transfirieron y que reconoció su aceptación. Cualquier desviación de las especificaciones deben estar claramente identificados, así como la autoridad que aceptó las desviaciones.

3.0 Lecciones aprendidas del proyecto

El director del proyecto o facilitador debe conducir al grupo en el desarrollo de las lecciones aprendidas (véase más adelante la sección).

4.0 Los pasos siguientes

En las relaciones de la mayoría de los proyectos, hay oportunidades para el seguimiento de la obra o actividad complementaria asociada al proyecto. Si esas oportunidades existen (o pueden existir), el director del proyecto debería identificar y determinar los recursos whomay o no participar en ninguna actividad complementaria.

Enfoques

Cada proyecto tiene un cierto grado de éxito. Un componente clave de la reunión de cierre del proyecto es identificar que el éxito. Incluso los proyectos en que las relaciones con el cliente han sido torturados incluyen algunos aspectos que pueden considerarse un éxito. El cierre con éxito, tanto en las reuniones de cierre interno y externo se basa la esperanza de que los miembros del equipo y los clientes quieren continuar la relación con el director del proyecto y la organización del proyecto.

Consideraciones

A veces es difícil retener a los miembros del equipo el tiempo suficiente para participar en las actividades de cierre asociados con un proyecto. Incentivos directamente relacionados con la participación de la liquidación a veces la única manera de asegurarse de que seguirá estando disponible para la experiencia. Además, debido a dichas reuniones en un momento en que la mayoría del trabajo del proyecto convincente ha sido completado, una sensación de aburrimiento a veces puede tomar el relevo. El papel del director del proyecto como animadora rara vez es tan importante como lo es en la reunión de cierre del proyecto. Poner fin a los proyectos con una nota positiva sirve para afirmar las contribuciones, miembro del equipo, así como la sabiduría de los clientes en la selección de la organización del proyecto, en primer lugar.

presentado por Joel Litherald