La aceptación formal de documentos

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Propósito

Aplicación

La aceptación formal se utiliza como el reconocimiento legal de que las prestaciones del proyecto se han entregado según lo previsto. Se utiliza para certificar el proyecto lo más completo y para liberar la organización del proyecto de cualquier obligación futura. Debido a la naturaleza y contractuales muy importante del documento, que normalmente se desarrolla al principio del proyecto y revisar con el cliente. A continuación se conserva y se utiliza durante la fase de proyecto o los procesos de liquidación.

Contenido

{Cliente}

Esta carta es para certificar que todos los entregables del proyecto en [nombre / número] haya sido entregada de conformidad con el contrato o acuerdo de fecha [fecha]. aprobación provisional de estos resultados se aceptaron y firmaron el [fecha]. Esto sirve como afirmación de que los resultados más recientes y final en el marco del acuerdo de proyecto se han transmitido, y buscamos su concurrencia.

Si hay algún problema o dudas que no se han abordado

por favor, alerta [nombre] de nuestra organización, tan pronto como sea posible. Hemos apreciado que prestan servicios en este esfuerzo y esperamos que nuestra relación. Por favor, firmar dos copias de esta carta, manteniendo una de sus registros y regresar el otro a nosotros a través de la adjunta con su dirección y estampilla.

[La firma]

X______________________ (Firma del Cliente) Fecha___________________

Enfoques

Tenga en cuenta que la carta de aceptación del cliente no entra en una gran cantidad de detalles sobre la naturaleza de la relación, el tipo de trabajo que se está realizando, el nivel de esfuerzo, o los detalles del proyecto. En un documento de aceptación formal, la clave es hacer referencia a una fuente de documentación primaria (como el contrato) y de lograr la firma del cliente. Algunos clientes pueden percibir cualquier suplemento al documento de aceptación oficial como adiciones contractuales o como su aprobación o aceptación de ciertos comportamientos o aspectos del rendimiento que no se especificaron en el contrato o acuerdo de proyecto.

En cuanto a la elección de una carta o formulario de aceptación formal, la carta crea más de un sentido de calidez profesional, mientras que las formas pueden ser percibidas como frías o pragmáticas. Ambos cumplen la misma función, pero la naturaleza de la relación o protocolos de las empresas pueden impulsar el uso de uno contra el otro.

Consideraciones

Debido a que el documento de aceptación formal requiere un compromiso por parte del cliente, y debido a que el compromiso de comunicados de la organización del proyecto de otras obligaciones (a excepción de las señaladas en el contrato), algunos clientes pueden utilizar la emisión del documento de aceptación oficial como una oportunidad para obtener concesiones de última hora de la organización del proyecto. Es importante señalar que el documento de aceptación refleja el proyecto según lo contratado, y aunque las organizaciones pueden optar por adherirse a las peticiones finales del cliente, cualquier cambio importante en el enfoque del proyecto o la entrega posible que tenga que ser reconocido, ya sea como prórrogas de contrato o en el cuerpo de el documento de aceptación formal.

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