La mayoría de las descripciones de las funciones
incluyen un requisito para las habilidades eficaces de la
comunicación, orales y escritas. Tristemente, mucha gente
encuentra difícil de expresar sus ideas en el papel, y de comunicarse
así con eficacia tanto en el interior como en el exterior sus
organizaciones. Aquí están algunas sugerencias para mejorar
sus habilidades de la escritura:
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Piense antes de que usted escriba. ¿Podría qué
usted necesita para comunicarse ser expresado mejor verbalmente?
Las razones más importantes de la documentación escrita son:
una decisión importante debe ser tomada; usted se está
ocupando de una edición compleja; el material debe ser
estudiado antes de que se tome una decisión.
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Escriba su material en una secuencia lógica:
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Al principio, indique la razón por la que fue escrito.
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Después, especialmente en el caso de una nota de la
acción, deje a toda la gente que lea el documento sepa qué espera de
él.
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Finalmente, proporcione la información requerida por los
lectores.
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Sea breve y al punto — sus ideas dominantes
deben estar paradas hacia fuera claramente.
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Comience dejando a lectores saber el valor de su nota.
Tiéntelos con las introducciones tales como "este informe
revelará cómo la corporación puede ahorrar hasta $15 millones!"
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Intente dar una vuelta positiva a su mensaje. Por
ejemplo, usted puede hacer una declaración tal como "compañía que
la política le requiere que usted no fume en el edificio" una
declaración más positiva diciendo, "es agradable fumar en el patio."
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Demuestre a lectores cómo las ventajas afectarán ellos.
Convirtiendo un "I" en "usted" puede hacer a menudo esto.
Por ejemplo, "sé que podemos ofrecer ventajas significativas
sobre nuestra competición" podemos ser cambiados a "nosotros
estaríamos satisfechos para demostrar las ventajas que usted
recibirá."
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Deje a sus lectores saber siempre que usted tiene un
sentido afilado de cuáles son sus
necesidades. Esto las motivará para tomar las acciones
que usted requiere.
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Mantenga los párrafos cortos, especialmente primer.
Si el material parece fácil de leer, los recipientes
conseguirán en la carne del documento antes de que lo sepan.
Varíe la longitud de párrafos a través del pedazo, pero
intente mantener todos relativamente cortos.
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Evite de estorbar su documento con los detalles.
Excepto fondo y material técnico para los accesorios o los
apéndices. Alerte a sus lectores a su existencia
refiriéndoles: "Vea El Accesorio A."
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Utilice la lengua llana y evite la jerga, a menos que sea
parte del vocabulario normal de sus lectores.
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Evite la repetición. Dibuje la atención a las
ideas importantes por ajustar a formato y la colocación dentro del
documento.
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Envíe las copias a los colegas relevantes solamente.
La gente que recibe copias sin contarlas con será confusa y
puede sospecharle de jugar política de la oficina.
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Modele su escritura en ejemplos excelentes. Haga las
copias de la escritura que le impresiona y guárdelas en archivo.
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Evite el diagonal del género en su escritura. Las
técnicas siguientes son útiles al ocuparse del problema difícil de
"he/she":
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Utilice los temas plurales. Por ejemplo, "el
encargado debe satisfacer regularmente con sus vendedores" podría ser
expresado como los "encargados deben satisfacer regularmente con sus
vendedores."
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Utilice los pronombres plurales o neutrales. Por
ejemplo, "no hay hombre una isla" podría hacer "nadie es una isla," o
aún "no somos islas."
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Utilice los sustantivos neutrales en vez de pronombres
singulares. Por ejemplo, "pregúntele que sepa que" podría
convertirse "pregunte a persona que sabe."
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Evite los pronombres posesivos. Por ejemplo, "el
encargado debe decir a su gente" podría ser expresado como "el
encargado debe decir a personal."
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Escriba como si usted esté hablando con sus colegas.
Un estilo conversacional es más accesible y legible que
stilted, lenguaje formal.
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Lea su trabajo en voz alta para ver si suena derecho.
Realice los cambios en caso de necesidad, y léalos en voz alta
otra vez hasta que trabajan.