Pasos de planificación del proyecto

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Por ahora, los costos y beneficios del proyecto se han documentado, los objetivos y el alcance se han definido, el equipo del proyecto ha sido designado y establecido un entorno de oficina de proyectos formales. Ahora es el momento para llevar a cabo una planificación detallada para garantizar que las actividades realizadas durante la fase de ejecución del proyecto estén debidamente secuenciadas, recursos, ejecutado y controlado.

Crear un plan de proyecto

El primer paso en la fase de planificación del proyecto es documentar el plan del proyecto. "Estructura de desglose del trabajo 'A (PEP) se identifica que incluye un conjunto jerárquico de las fases, actividades y tareas que deben emprenderse para completar el proyecto. Después de la PEP se ha acordado, una evaluación del nivel de esfuerzo requerido para realizar cada actividad y la tarea se hace. Las actividades y tareas son luego secuenciados, se asignan los recursos y un calendario detallado del proyecto se forma. Este plan del proyecto es la herramienta clave utilizada por el director del proyecto para evaluar el progreso del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Crear un plan de recursos

Inmediatamente después de que el plan del proyecto está formado, el nivel de recursos necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades y tareas que figuran en el plan del proyecto tendrá que ser asignado. A pesar de los recursos genéricos pueden haber sido asignados en el plan del proyecto, un plan de recursos y detallada que deberá identificar el:

• tipo de recursos necesarios, tales como mano de obra, equipo y materiales;

• cantidad de cada tipo de recurso necesario;

• funciones, responsabilidades y habilidades de todos los recursos humanos necesarios;

• Las especificaciones de todos los recursos de equipo necesario;

• Los artículos y las cantidades de los recursos materiales necesarios.

Un calendario está montado para cada tipo de recurso para que el jefe de proyecto pueden revisar la asignación de recursos en cada etapa del proyecto.

Crear un plan financiero

plan de financierasD se crea para identificar la cantidad total de dinero necesario para llevar a cabo cada fase del proyecto (en otras palabras, el presupuesto). El costo total de la mano de obra, equipos y materiales se calcula con un calendario de gasto se define que permite al administrador de proyecto para medir la previsión del gasto con respecto al gasto real en todo el proyecto. planificación financiera detallada es una actividad muy importante dentro del proyecto, ya que el cliente espera que la solución final que han sido entregados dentro del presupuesto asignado.

Crear un plan de calidad

Satisfacción de las expectativas de calidad del cliente puede ser una tarea difícil. Para asegurarse de que las expectativas de calidad están claramente definidos y razonablemente se puede lograr, un plan de calidad se documenta. El plan de calidad:

• Define la "calidad" del plazo para el proyecto.

• Muestra clara y sin ambigüedades los objetivos de calidad para cada entrega. Cada objetivo de calidad proporciona un conjunto de criterios y estándares que deben alcanzarse para cumplir con las expectativas del cliente.

• Proporciona un plan de actividades para asegurar al cliente que los objetivos de calidad se cumplen (en otras palabras, un plan de garantía de calidad).

• Identifica las técnicas utilizadas para controlar el nivel de calidad real de cada entrega, ya que está construido (en otras palabras, un plan de control de calidad).

No sólo es importante revisar la calidad de los resultados producidos por el proyecto, también es importante revisar la calidad de los procesos de gestión que las haya producido. Un plan de calidad se resume cada uno de los procesos de gestión realizadas durante el proyecto, incluyendo el tiempo, costo, calidad, cambio, riesgo, la emisión, contratación, aceptación y gestión de las comunicaciones.

Crear un plan de riesgos

El siguiente paso es documentar todos los riesgos previsibles del proyecto dentro de un plan de riesgos. Este plan establece también las medidas necesarias para prevenir cada riesgo que se produzcan, así como reducir el impacto del riesgo en caso de que ocurrirán. Desarrollo de un plan claro riesgo es una actividad importante dentro de la fase de planificación, ya que es necesario para mitigar los riesgos de los proyectos críticos antes de entrar en la fase de ejecución del proyecto.

Crear un plan de aceptación

Para entregar el proyecto con éxito, tendrá que obtener la aceptación plena por parte del cliente que los entregables producidos por el proyecto cumplen o superan los requisitos. Un plan de aceptación se crea para ayudar a lograr este objetivo, mediante la aclaración de los criterios de finalización de cada entrega y ofrecer un programa de revisiones de aceptación. Estos exámenes proporcionan al cliente la oportunidad de evaluar cada entrega y ofrecer aceptación formal que cumple con los requisitos y como fue definido.

Crear un plan de comunicación

Antes de la fase de ejecución, también es necesario identificar cómo cada uno de los grupos de interés se mantendrá informado de los avances del proyecto. El plan de comunicación identifica los tipos de información que se distribuirá a las partes interesadas, los métodos de difusión de la información, la frecuencia de la distribución, y las responsabilidades de cada persona en el equipo del proyecto en la difusión de la información.

Crear un plan de adquisiciones

La última actividad de planificación dentro de la fase de planificación es identificar los elementos del proyecto para ser adquiridos de proveedores externos. El plan de adquisición proporciona una descripción detallada de los productos (es decir, bienes y servicios) para ser adquiridos de proveedores, la justificación para la adquisición de cada producto externo en vez de desde dentro de la empresa, y el calendario de entrega del producto. También se describe el proceso para la selección de un proveedor preferido (el proceso de licitación), y la entrega de pedidos y de los productos (el proceso de contratación).

Contrato de los proveedores

Aunque los proveedores externos pueden ser nombrados en cualquier etapa del proyecto, es común nombrar a los proveedores después de los planes del proyecto se han documentado, pero antes de la fase de ejecución del proyecto. Sólo en este punto será el director del proyecto tiene una idea clara del papel de los proveedores y las expectativas para su entrega. Un proceso de licitación formal se lleva a cabo para identificar una lista corta de proveedores capaces y seleccionar un proveedor preferido para iniciar las discusiones contractuales con. El proceso de licitación implica la creación de un estado de trabajo, una solicitud de información y solicitud de documento de propuesta para obtener información suficiente de cada proveedor potencial y seleccionar el proveedor preferido. Una vez que el proveedor preferido ha sido elegido, es un contrato acordado entre el equipo del proyecto y el proveedor para la entrega de los productos necesarios.

Lleve a cabo una fase de revisión

Al final de la fase de planificación, una fase de revisión se lleva a cabo. Este es un punto de control para asegurar que el proyecto ha alcanzado sus objetivos según lo previsto.

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