Nueve pasos para organizar su gabinete del archivo

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Casi todo el mundo odia a hacer la presentación. No es el aburrimiento de la tarea que hace que sea tan terrible, es la agonía de hacer frente a todos esos pedazos de papel que requieren su sabiduría salomónica: Mantenga este o tirar a la basura? Si yo lo mantengo, donde debo presentarla? Si que lo presente, ¿cómo voy a saber cómo encontrarlo de nuevo?

Creación de un lugar bien organizado para sus archivos hará el trabajo más soportable, y puede ayudar a establecer una sesión de presentación regular ante el papeleo se acumula a un montón abrumadora.

1. Compra de un archivador. Metiendo las facturas, recibos, pólizas de seguro, y el papeleo vitales en un cajón aquí y una caja de zapatos que lleva al caos de la desorganización. Muerde la bala y comprar un gabinete de archivo de la suspensión de buena calidad que permite a los cajones que se sacó en toda su longitud. De esta manera usted puede ver y llegar a todas las carpetas con comodidad-no es poca cosa cuando se está tratando de trabajar de forma rápida y eficiente.

2. Archivo en orden alfabético. Los dos sistemas más utilizados son la presentación de la organización por categoría (financieros, jurídicos, personales, etc) y la organización por el listado alfabético. Organizador Profesional de Barbara Hemphill, autor de Domar el tigre de papel, hace un caso muy bueno para el sistema alfabético: "Siempre hay áreas grises cuando comience la categorización. En la presentación de todo lo estrictamente por el alfabeto, no hay duda de hacia dónde mirar. "Archivo de documentos relacionados con la carta del" paraguas "objeto" T "para los viajes, por ejemplo, para que usted nunca tendrá que preguntarse dónde Buscar lo que necesita. Éstos son algunos ejemplos de este método:

• Archivo en "C" para el coche: los registros de mantenimiento, manual del propietario, garantías, copias de los documentos de registro.

• Archivo en "I" para Seguros: auto, casa, salud, vida, y otras políticas, cada una con una carpeta separada de nomenclatura del tipo de política. (Usted no va a buscar a su póliza de seguro de coche en el "Coche" archivo porque sabes que todas sus políticas están en el "Seguro" de archivo.)

• Archivo en "S" para Caja de seguridad: Una lista de los elementos de la caja. También puede utilizar este archivo como un área de almacenamiento para documentos que se propongan adoptar para el cuadro de la próxima vez que vaya al banco. Incluso se podría mantener la llave en este archivo.

• Archivo en "R" para Restaurante: Cualquier restaurante comentarios que desea conservar, además de una lista de recomendaciones de amigos y números de teléfono restaurante. Esto es sólo una ilustración, por supuesto. Si los restaurantes no son su pasión, que tal vez si crear un archivo con "S" para el análisis de programas, o la sección "G" para obtener información sobre campos de golf en todo el mundo, o artículos de jardinería. En cualquier caso, el nombre del archivo de acuerdo al tema específico. Una carpeta llamada "/ a" o "intereses especiales" se convertirá rápidamente en gente y desorganizado.

3. Crear subarchivos. (; Impuestos, 1999; Seguro, Auto Viajes, Australia) Hacer que los archivos separados para las categorías dentro de las categorías mantendrá sus carpetas de archivos se convierta en grasa y poco manejable. También hará más fácil para mantener la información dentro de cada carpeta organizada y de fácil acceso.

4. Bloquear una tarde. Dejando a un lado tres o cuatro horas le mantendrá de ceder a las distracciones y de abandonar el trabajo antes de que usted ha hecho un progreso significativo. También es bueno para la moral cuando se sabe que hay un final a la vista. Si no son capaces de terminar el trabajo en el primer período de sesiones (y pocas personas se), fijar otra fecha con sus archivos en un futuro próximo.

5. Dar espacio para moverse a ti mismo. Tanto si estás empezando desde cero o la reorganización de un archivador existente, haga la selección en un piso o una mesa grande donde se puede propagar a cabo sin que haya aglomeración.

6. Ordenar. Esta es la parte más miedo la gente. Pero cuando se ha determinado ya que cada tema será presentado de acuerdo a su nombre individual, decidir qué papel va a donde va a ser una tarea menos pesada. Escriba el nombre de cada archivo y sus subcategorías en tarjetas separadas y la cinta hacia abajo para ayudar a encontrar rápidamente la pila en la que cada documento pertenece.

7. Las malas hierbas. Usted se sorprenderá de la cantidad de papeleo Jurásico que descubrir: instrucciones y garantías de los productos que ya no cuenta; expirado cupones de alimentos, los folletos de los productos que no le interesa ya que, tarjetas de visita de. . . ¿Quién era ese hombre;? varios catálogos de la misma empresa. Mezcle lo que no es necesario.

8. Etiqueta. Esto es una obviedad. Basta con escribir una etiqueta de la carpeta de archivos correspondientes a las tarjetas de índice que utiliza para ordenar (a estas alturas ya se han trabajado la mayoría de las torceduras del sistema y decidido exactamente lo que vas a llamar cada archivo). Usa tu mejor impresión y una pluma afilada, por lo que sus etiquetas serán fáciles de leer y no se manchan o se caiga.

9. Archivo! Transfiera sus pilas de papel en las carpetas etiquetadas y ponerlas en los cajones en orden alfabético.

Utilice carpetas colgantes con el plástico de pie etiquetas en lugar de carpetas de manila, que puede deslizarse hacia abajo en el cajón y se convierten fácilmente en perros de orejas. Si el gabinete de presentación no tiene marcos de metal para colgar carpetas, que son fáciles de encontrar en cualquier tienda de suministros de oficina.

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