Software De la Gerencia De Proyecto Que elige

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En esta lección, usted aprende las clases de software que están disponibles, las capacidades del software, que las funciones del software son cruciales, y las pautas para la selección.

Con el tecleo de un ratón

El software de la gerencia de proyecto está hoy disponible en una variedad de precios, ofreciendo una variedad amplia de funciones. Usted puede utilizar software para planear, para iniciar, para seguir, y para supervisar su progreso. Usted puede desarrollar los informes, cartas individuales de la impresión, y en el empuje de un E-mail del botón (o un tecleo de un ratón) virtualmente cualquier aspecto de sus planes del proyecto a cualquier miembro del equipo, encargado superior, ejecutivo, o tenedor de apuestas.

Mientras que es anterior las versiones del software de la gerencia de proyecto se centraron en el planeamiento, programar y los resultados, herramientas para analizar su progreso, encontrar las trayectorias críticas, y pedir "qué si" las preguntas carecían.

PRECAUCIÓN

Hoy, hay tan muchas opciones en y entre tan muchos vendedores que el problema está encontrando su manera con las opciones desconcertantes.

Bennett Lientz y Kathryn Rea en la gerencia de proyecto para el siglo XXI observan que el software de la gerencia de proyecto tiene por lo menos cinco diferencias distintas del procesamiento de textos más extensamente sabido y usado, base de datos, y software de la hoja de balance:

El software de la gerencia de proyecto se utiliza lejos menos a menudo que otras categorías del software.

Pocos personas utilizan software de la gerencia de proyecto, aunque los participantes y los tenedores de apuestas del proyecto ven generalmente la salida generada.

El software de la gerencia de proyecto permite más arreglo para requisitos particulares que muchos otros tipos de software.

El software de la gerencia de proyecto tiende para ser más costoso que tipos comúnmente usados, extensamente sabidos de software.

Pocos personas en su esfera del trabajo son probables saber utilizar software de la gerencia de proyecto. Deje una buena cosa sola

El software de la gerencia de proyecto fue de ser costoso y crudo, a menos costoso y altamente funcional, incluso menos costoso, pero de la confusión. Cuando lanzaron al encargado de proyecto de Harvard en 1983 representó una brecha en software de la gerencia de proyecto. Su foco principal estaba en el proyecto que presupuestaba, programar, y gerencia de recurso. Con el encargado de proyecto de Harvard usted podía generar las cartas de Gantt, las cartas de PERT/CPM, y una variedad de otras cartas y tablas. Era considerado un paquete integrado del planeamiento y del control del proyecto y vendido para tan poco como 30 por ciento del precio de sus precursores clunky, menos funcionales.

En las dos décadas que siguieron, la competición entre los vendedores del software de la gerencia de proyecto calentados para arriba, los precios vino abajo, y la funcionalidad fue cielo arriba. Muchos paquetes son más duros ahora de aprender y de utilizar. Considere su propia experiencia al usar el procesamiento de textos, la base de datos, o el software de la hoja de balance. ¿No hay versiones anteriores de los programas actuales que eran más fácil y más conveniente? Usted podía hacerlos estallar adentro, aprenderlos en un día o así pues, e ir en su feliz manera.

Hoy, con megabyte que se amplía cuenta, él se parece que los vendedores necesitan tener todo más el fregadero de la cocina. Esto les da la oportunidad de diseñar enumerar splashy del ads umpteen características. ¿Realista, cuánta gente es los usuarios verdaderos de la energía a que el uso todas las características anunciacióces?

PRECAUCIÓN

Mientras que el encargado de proyecto de Harvard podría ser aprendido adentro tan poco como un día si usted era diligente, el software actual de la gerencia de proyecto puede tomar tanto como cinco días de su tiempo, si usted está saliendo del cuadrado uno y no tiene ningún gurú o mentor de la PC cerca para dirigirle adelante.

¿De quién Opción Es Él?

Ciertamente, si su organización, departamento o división utiliza o prefiere ya cierto tipo de software, después su decisión se hace ya. Su búsqueda llega a ser que domina ese software—o por lo menos las partes de ella que son cruciales para que usted sepa.

Tip

Si una marca de fábrica del software de la gerencia de proyecto es la opción preferida en su lugar de trabajo, y otros proyectos emplean tal software, usted es relativamente afortunado. Los otros encargados o personal de proyecto sabrán utilizarlo y pueden servir como gurúes ad hoc del software usted.

Sin usuarios experimentados en su ajuste del trabajo, algunas preguntas importantes se presentan:

¿Qué clase de software debe ser elegida?

En software de la gerencia de proyecto que elige una regla del pulgar es elegir un paquete popular y muy bien conocido. ¡El precio es probable ser altamente competitivo, la gente alrededor de usted habría oído hablar el vendedor o haber oído que el software está sabido extensamente, y usted no tendrá que pasar mucho tiempo defender su decisión!

¿Quién debe aprenderlo?

Si usted y usted voluntad sola tienen responsabilidad de aprender el software, usted necesita construir tiempo y costo en su presupuesto que—le tomará tiempo para aprenderlo o para tomar un curso, y su tiempo tiene un coste.

Tip

El instituto de la gerencia de proyecto en http://www.pmi.org/ y la torre de control de la gerencia de proyecto en http://www.4pm.com/ cada oferta una variedad amplia de libros, de materiales audio-visuales, guías de entrenamiento, entrenamiento de sala de clase, seminarios, y cada vez más, entrenamiento en línea. También, PMFORUM en

http://www.projectmanager.com/ ofrece a anfitrión de las oportunidades de la carrera para los encargados o ésos de proyecto que intenta incorporar la profesión.

Mientras que puede parecerse obvio que usted como el encargado de proyecto debe ser el usuario primario del software de la gerencia de proyecto, usted puede necesitar repensar esa asunción. Dependiendo de lo que usted está manejando y la dinámica de su organización, si usted fuera el usuario primario del software, usted puede ser que pase la parte más recia de su tiempo que trabajaba con el software y tenga pequeño tiempo precioso a la izquierda para formar y construir su equipo, requisitos de divulgación que mantenían, y ofrecimiento de la clase total de gerencia de proyecto cotidiana que la empresa requiere.

Reconociendo el peligro del tener un encargado de proyecto sumérjase también con software de la gerencia de proyecto, algunas organizaciones han establecido grupos de ayuda o proporcionan a gurúes internos del software. Estos gurúes son los expertos internos y se prestan a menudo a los equipos de la gerencia de proyecto para la duración del proyecto.

Los gurúes trabajan directamente con el encargado de proyecto, incorporando su regeneración, contestando a sus preguntas, y emprendiendo cualesquiera tipos de análisis solicita el encargado de proyecto. Mantienen rutinariamente los horario, informes del presupuesto, y siguen la asignación de recursos. Un gurú experimentado del software sabe cómo y a menudo compartir proyecto relacionó informes con el personal del proyecto y los tenedores de apuestas del proyecto en general.

¿Cuál Es Su Placer?

¿Si se asume que usted no es en la posición donde su organización le prestará a alguien que maneje la parte más recia de las actividades y de si se asume del software de la gerencia de proyecto que no hay programa particular de la opción con todo establecido, cómo usted va sobre seleccionar software?

Primero, establezca qué clase de usuario usted va a ser, que es determinado en gran parte por dos elementos: el tamaño de su proyecto y cómo es técnico usted es.

¡Para los proyectos minúsculos del personal cero a dos para un proyecto de algunos meses o de menos, es posible que no hay software de la gerencia de proyecto necesario! ¿Cómo tan? Usted puede poseer ya todo el software y conocimiento del software que usted necesita ser eficaz en el manejo de un proyecto pequeño. Estamos hablando de las hojas de balance, procesamiento de textos, los gráficos o programa de dibujo, y la funcionalidad para generar las tablas, los gráficos, los organigramas, y otros diagramas.

Tip

Aunque algo es de expediente, la combinación de los informes y de los objetos expuestos que usted puede reunir con su software actual y las habilidades pudieron estar más que adecuado para su proyecto necesita.

Su software actual puede ser enteramente adecuado si la estructura básica de la interrupción del trabajo (WBS) y una carta o dos de Gantt es toda lo que usted necesita, y usted no tiene que necesariamente crear una trayectoria crítica.

Para los proyectos que implican a cuatro o más personas, ampliando varios meses o más largo, con una variedad de recursos críticos, tiene sentido de invertir en un cierto tipo de software. Una vez más no necesita necesariamente ser software de la gerencia de proyecto por sí mismo. Muchos hacen calendarios y los programas programar del software vienen con funciones del builtin. Usted puede producir las tablas, cartas de Gantt, e incluso mantiene un horario para cuatro a diez personas. Cada vez más, usted puede hacer esto en las computadoras hand-held.

Tip

Con un equipo total de la gerencia de proyecto de cuatro personas, extendido sobre varios meses, el empleo de software dedicado de la gerencia de proyecto puede tener la mayoría del sentido.

Software dedicado de la gerencia de proyecto

La competición entre vendedores dedicados del software de la gerencia de proyecto es afilada. Los vendedores importantes en el campo incluyen PlanView, Inc., Primavera, Microsoft, recepción de Dekker, y Artemus. (una descripción del software de la gerencia de proyecto con descripciones se puede encontrar en la lección siguiente.) Hay también los programas del bajo-extremo que le ayudarán a generar planes, los informes del proyecto, y las cartas básicas que no requieren tanta hora que aprende. Los productos tales como Gantt rápido, simplicidad del jalón, y venta de la visión del proyecto para menos de $100 y están disponibles en los superstores de la oficina tan bien como almacenes al por menor del software.

Tip

El software barato de la gerencia de proyecto puede ser su mejor opción si usted no tiene cualquier persona en la organización que puede servir como gurú, pero usted desea automatizar, más bien que genera manualmente informes y cartas críticos.

Suponga que usted está manejando a mucha gente sobre muchos meses, y tenga mil o más tareas y subtasks de terminar. Aquí, usted miraría el software de la gerencia de proyecto para los encargados de proyecto del alcance medio. Usted puede pasar dondequiera a partir el $200 a $6.000 usando las más versiones de feature-cargado del software nombradas arriba. La mayoría de los paquetes le darán la gama completa de las herramientas buscadas por los encargados de proyecto uniformes del veterano en proyectos multiyear.

El problema con software a este nivel es que usted puede hacer rápidamente un esclavo a él. ¿Por ejemplo, usted decidirá programar y seguir todos los subtasks y tareas basados en las horas de salida identificadas, tiempos de parada, para cada miembro del personal, toda la hora? ¿O, usted confiará continuamente en su personal para darle estimaciones de tareas y de tiempos de la terminación del subtask?

El confiar en la entrada de sus ayudas del personal para construir a un equipo, pero él toma más trabajo.

Usar el software es arduo al principio, ahorra tiempo más adelante, y mantiene su cabeza delante de una pantalla de la PC más a menudo—ausente de la gente y de los acontecimientos que suceden todo alrededor de usted.

El software high-end de la gerencia de proyecto se diseña para la duración muy más grande, más larga, la mayoría de los tipos implicados de proyectos. Si usted es un usuario high-end, usted no habría tomado este libro. Aquí, estamos hablando del software que puede extenderse de algunos miles a vario mil dólares. Aprender tales paquetes podría tomar semanas. El proceso de selección del software solamente podría tomar semanas o meses.

PRECAUCIÓN

Incluso si en el alto extremo hay tan muchos programas disponibles, hecho por los vendedores tales como cobra, semántico, Instaplan, Klavis (para los usuarios del mac), plan abierto, Primavera, Microsoft, gerencia de proyecto de la empresa, Microplanner, y otros, que usted necesitaría a consultor hacer tal selección.

Sin importar su nivel del conocimiento del software de la gerencia de proyecto, su selección podía ser uno de los factores más importantes del éxito total del proyecto. Muchos encargados de proyecto han encontrado que el software en vigor es demasiado complejo y demasiado poco manejable utilizar para el proyecto entero. Un cierto extremo para arriba que usa solamente un elemento del software, tal como presupuesto o programar; algunos lo utilizan solamente para hacer cartas; otros terminan encima de abandonar el midstream del software. Indudablemente, una porción entera de revolver sigue porque lo que el software ahora fue utilizado para las necesidades de ser hecho manualmente.

¿Cómo usted utilizará software de la gerencia de proyecto?

La primera vez que, los usuarios modestos no utilizarán obviamente software de la gerencia de proyecto la manera que una favorable voluntad experimentada. Sin embargo, hay niveles del uso digno de distinguir:

Divulgación

Aquí el encargado de proyecto utiliza el software para generar las cartas de Gantt o, posiblemente, de PERT/CPM. Ella puede utilizar otros programas del software tales como procesamiento y hojas de balance de textos para suplir sus gráficos del proyecto y para producir informes.

El seguir

El software se utiliza para comparar real contra progreso previsto. Pues el personal del proyecto termina tareas y subtasks, los resultados de sus esfuerzos se registran de modo que el esfuerzo que sigue permanezca actual.

El seguir del proyecto

Un sistema para identificar y documentar el funcionamiento del progreso para la revisión eficaz y la difusión a otras.

Que'-si

El software de la gerencia de proyecto se contrata para identificar el impacto de mezclar recursos, de cambiar la orden de subtasks, o de cambiar las dependencias de las tareas. Que'-si el análisis es clase de diversión, porque usted consigue la regeneración inmediata.

PRECAUCIÓN

Cambie una variable a la vez para tener un asimiento completo de su impacto. Si usted cambia también muchas variables inmediatamente, el cuadro llega a estar nublado.

Control de coste

Los encargados de proyecto utilizan software de la gerencia de proyecto para asignar costes a los varios recursos del proyecto. Esto es hecha generalmente calculando fuera se consume de cuánto hora y esfuerzo del recurso. Lientz y Rea observan que "la mayoría de los sistemas de software de la gerencia de proyecto carecen flexibilidad en gastos de tramitación así como interfaces en el presupuesto y planes contables." Así, los cómputos del coste que un encargado de proyecto hace no tapan generalmente en las estructuras totales del coste a contables en su trabajo de la organización con.

El registrar

Agregando las horas del miembro del equipo de proyecto expendieron en varias tareas y los subtasks sobre una base regular, encargados de proyecto pueden entonces generar demostrar de los informes real contra el uso programar de recursos.

Listas de comprobación y opciones

Es duro generalizar qué tipo de varios niveles del software de usuarios puede requerir, pero aquí es algunos criterios generales digno de la consideración:

Facilidad de empleo

¿Es el software fácil enchufar, está allí las buenas pantallas de la ayuda, está allí una clase particular, está allí ayuda de cliente fuerte, y el menú del software se conduce e intuitivo? ¿Es fácil mover cosas alrededor, es los comandos tan estándares como sea posible y fácil aprender? ¿Hay un manual de acompañamiento que sea fácil de leer? ¿Puede usted conseguir comenzado en algunas funciones rápidamente?

Divulgación de funciones

¿El programa permite revisar individual de los formatos de informe, conserve éstos se importe fácilmente en otros programas del software, y pueden ser ahorradas fácilmente, agregado a, combinaron, y leyeron?

Planear capacidad

¿El software ofrece las cartas básicas de la gerencia de proyecto (virtualmente todo ), está allí recálculo automático, está allí las opciones fáciles de utilizar, y hay capacidades de la fricción y de la gota? ¿Se pueden las cartas importar y exportar fácilmente, son los gráficos de soporte fáciles de considerar y de utilizar, y se pueden las cartas cambiar fácilmente en otras formas?

Generadores del calendario

¿Este software permite los calendarios de todas las duraciones, en una variedad de formatos, para diversos aspectos del proyecto y del personal del proyecto, con la capacidad de marcar días y épocas particulares, con los días de fiesta y otros días nonworking preprogramados, y son estos calendarios también fácilmente importable y exportables?

Interconexión

¿Puede usted conectar fácilmente con los sistemas de la telecomunicación y la información se comparte fácilmente con otras que requieran el acceso en línea? ¿Es eficiente en los términos del espacio del octeto consumidos?

Generación de informe

¿Se pueden una variedad de formatos de informe seleccionar, con capacidades que cambian rápidas, y el transference fácil al software del procesamiento de textos? Además, considere estas cualidades:

Las demostraciones onscreen inspecciones previoes de informes antes de ofertas de impresión una variedad de formatos para Gantt y los trabajos de las cartas del PERT con una variedad de las impresoras y del otro equipo permiten a varios proyectos compartir una piscina común de recursos transportan datos de coste por tarea o por tiempo

Permite la impresión de subdivisiones de cartas

Acepta actualizaciones manuales y automáticas del horario

La mayoría de los vendedores que usted encontrará para tener tales capacidades. Por lo tanto, usted necesita ir más allá de una comparación terminante de la funcionalidad del software y considerar las cualidades, las ventajas, y los servicios de usar a un vendedor particular también. En hecho, porque cualquier compra importante es recomendable tener un buen sistema de preguntas. Lo que sigue es una lista adaptada de mi libro la guía del idiota completo a la tensión de manejo. Pregunte a vendedores si ellos

¿Ofrezca cualquier corporativo, gobierno, asociación, militares, y descuento de los educadores? ¿Tenga semanal, la publicación mensual, o descuentos estacionales trimestrales?

¿Ofrezca los descuentos huecos?

¿Garantice el precio bajo? ¿Acepte las tarjetas de crédito importantes? ¿Acepte las órdenes por el fax o el E-mail?

¿Tenga una garantía del dinero-detra's, u otra garantía? ¿Utilice una línea del fax que ordena 1-800?

¿Garantice las fechas de envío?

¿Tenga una línea de servicio gratis de cliente?

¿Evite de vender, de alquilar, o de otra manera de usar su nombre y de pedir la información? ¿Asegure los envíos?

¿Cargue para el envío y dirigir? ¿Incluya el impuesto?

¿Tenga cualquier otra carga? ¿Tenga versiones parciales de programa?

¿Ofrezca las mejoras libres o baratas? ¿Tenga referencias disponibles?

¿Mantenga una lista de clientes satisfechos su área? ¿Han estado en negocio desean?

¿Tenga plazos de expedición estándares? ¿Garantía el producto?

Haciendo una lista, comprobándolo dos veces

Después de que usted haya establecido su propio sistema de criterios de selección en la consideración de todas las cosas que su proyecto exige y en la consideración de las varias cualidades, ventajas y características del trabajo con cada vendedor, enganche a un ejercicio útil: Decida sobre el papel lo que usted debe tener contra cuál es agradable tener contra cuál no es necesario, pero usted lo tomará si se ofrece.

Entonces, usando los artículos, las revisiones del producto, y los sitios del Web de los vendedores, hacen un examen preliminar de los varios paquetes disponible y cómo apilan para arriba. Una matriz o una rejilla simple con los vendedores enumerados a través de la tapa que representa columnas, y las cualidades importantes a usted abajo del lado izquierdo de la página serán suficiente.

PRECAUCIÓN

Los procesos de selección pueden ser brutales. Usted puede encontrar diez o doce vendedores posibles, pero intento para golpear abajo de la lista temprano a tres a cinco. A veces, una característica particular es tan excepcional que compensa otros elementos mediocres del paquete total de un vendedor.

La mayoría de los vendedores fácilmente le ofrecerán demostraciones del producto. Abajo las versiones parciales de programa loadable del producto están a menudo disponibles en el sitio del Web del vendedor. Si no, las versiones parciales de programa se pueden observar a menudo sobre el Internet.

Tip

Algunos vendedores permiten que usted descargue un paquete completo, disponible para una duración limitada.

Si usted ha enangostado el campo a tres o cuatro vendedores, usted tiene una ocasión que lucha de identificar el que esta' ese las mejores reuniones sus necesidades.

Tip

Si en todo posible, observe el software realmente en uso en su propia organización o en alguna parte .

La observación de software en uso es que dice lo ma's. Alguien en el campo, usando realmente el software, puede proporcionar a la primero-persona entrada en cuanto a donde el software brilla y no brilla. Usted consigue una información lejos más rica que usted puede conseguir de un sitio del Web o, para esa materia, de una versión parcial de programa del producto.

La 30-Segunda Recapitulación

El software de la gerencia de proyecto ha llegado a ser más sofisticado y más desconcertante. Muchos paquetes harán los trabajos que usted necesita hacer, pero serán tan difíciles de aprender y de dominar que usted pierde recursos valiosos, a saber su tiempo. Peor, usted termina encima de abandonar el paquete.

Muchas organizaciones prestan a gurúes del software a un proyecto o tienen otros encargados de proyecto que puedan proveer mentoring hoc del anuncio. Si esto se aplica a usted, considérese afortunado.

No consiga así que sumergido en el software que usted pierde el contacto con su equipo de proyecto y el ambiente que le rodea.

Elegir el software derecho puede ser vital. Predetermine sus criterios de selección de modo que usted no sea buffeted por un arsenal sin fin de opciones, de ventajas y de características.