Cómo gestionar con éxito una implementación de CRM

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implementaciones de CRM son un reto para la gestión de proyectos debido a su amplitud y complejidad. Este artículo se centra en dos aspectos de la gestión del proyecto, los hitos y los informes de situación, y un punto más suave, pero fundamental: mantener el contacto con el proveedor de la herramienta.

Hitos

Un principio clave de la gestión del proyecto es utilizar los hitos en lugar de un programa lineal para gestionar proyectos. Hitos debe estar asociada con resultados así que no hay ambigüedad sobre si se cumplieron o no. Pregunte a los miembros del personal técnico para garantizar que cualquier subtarea especialmente difíciles o de riesgo se hace temprano para que cualquier obstáculo se puede evitar.

Siguiendo los preceptos de rápido desarrollo, que cada un hito en sí misma, sistema de trabajo, para que pueda ser tocado, experimentado y probado por la comunidad de usuarios. Tener un sistema de trabajo en cada paso es una inyección de moral eficaz. También permite la captura y la corrección de los problemas a tiempo en lugar de esperar semanas y meses por la oportunidad de realizar todos los ensayos. Esto limita el riesgo.

Utilizando los parámetros más tangibles tiene dos consecuencias positivas. Uno es que hacen horario se desliza obvio. La otra es que, siendo en sí misma, que hacen mucho más fácil de modificar el plan del proyecto cuando sea necesario. Así que si usted sabe que se perderá la fecha límite para hito N º 4, puede elegir entre la prórroga del plazo o simplemente conformarse con hito # 3 como el "final" de entrega. En otras palabras, usted tiene un sistema modular que le da más flexibilidad.

Muchos gerentes de proyecto opta por utilizar signoffs formal por parte de los propietarios de negocios en cada etapa del proyecto. Tengo sentimientos encontrados al respecto, ya que para mí firmas nunca puede sustituir a la confianza y el compromiso. Sin embargo, signoffs se aclare se llegó al acuerdo y si son parte de la cultura organizacional que debe ser utilizado. Pero no esperes signoffs para tomar el lugar de los grupos de presión y buena comunicación por el director del proyecto.

Informes de estado

Tradicionales informes escritos semanales de estado son útiles, pero por lo general no llegan a presentar una imagen completa y oportuna de lo que realmente está pasando con el proyecto. Para decirlo sin rodeos, a la semana es un tiempo muy largo para esperar si hay un problema (o un gran avance). Los informes escritos también tienden a usar el lenguaje sin compromiso que oculta lo que realmente está pasando y dejando fuera todas las sutilezas de la comunicación cara a cara.

Por lo tanto, yo prefiero usar cheques corto, el estado al día con representación de todos los equipos activos (por lo que el tipo base de datos no es necesario asistir si no hay trabajo de base de datos se está haciendo en este momento, pero la dirección técnica y asistir deben saber que cuando le tire adentro). Cualquier persona que es capaz de asistir en persona debe hacerlo, y los participantes remotos pueden participar en una conferencia telefónica. controles de estado son obligatorias para todos los miembros clave del equipo. El director del proyecto puede preparar un breve resumen por escrito para el equipo basado en el control diario, pero es muy importante mantener ese contacto diario directo con los miembros clave del equipo. Un horario y lugar de celebración de la reunión es la mejor manera de asegurar la participación.

Corto significa que las reuniones de estado debe tomar menos de una hora, y probablemente menos de 30 minutos, por lo menos si no hay gran problema ha surgido. Cada equipo debe presentar un punto culminante rápida de lo que se llevó a cabo hoy en día, una estimación de cómo lo están haciendo en comparación con el calendario previsto, y cualquier otra cuestión más importantes surgidos durante ese día (o resolver ese día!). Es fundamental que los miembros del equipo proporcionan informes muy franco sobre cuestiones que encuentran, como muchos proyectos fallidos no son víctimas tanto de las cuestiones técnicas y políticas que se encuentran, sino de la falta de conocimiento oportuno de que los tomadores de decisiones tienen sobre los temas. En el momento de la toma de decisiones se dan cuenta cuáles son los problemas y tener la oportunidad de diseñar una solución, tanto tiempo ha pasado que es muy difícil evitar un resultado negativo. Asegúrese de que todas las noticias, especialmente malas noticias viajan rápido.

Las comprobaciones de estado todos los días no están diseñados para resolver todas las cuestiones que plantean (aunque eso siempre es bueno si es posible) o incluso para obtener los detalles de cada subproyecto, sino para difundir información rápidamente y para mantener a todos en estado de alerta. Además de las reuniones de estado todos los días, el director del proyecto también debe realizar controles detallados de manera proactiva el estado de cada subgrupo y asegurar que los temas son tratados de manera adecuada.

Hay "calma" veces en un proyecto en las reuniones al día, sería demasiado, por ejemplo, durante el período de codificación. El director del proyecto debe sentirse libre para disminuir la frecuencia de las reuniones de estado durante aquellos tiempos. Pero las reuniones diarias se requieren cuando usted se acerca a la implementación.

Además de los controles diarios, más largo, las reuniones de estado más detalladas se celebrará como cada hito es alcanzado. También en este caso yo prefiero un formato de reunión a un informe de situación por escrito para que pueda obtener más información (y siempre se puede escribir minutos si te gusta la formalidad de los informes por escrito). hito reuniones cara a cara son mucho más efectivas que las llamadas de conferencia para tratar de conseguir por lo menos los jugadores clave para estar presente físicamente juntos.

Mantener el Proveedor de herramientas en el Loop

Si el vendedor es la herramienta que actúa como integrador, que, naturalmente, se mantendrá en estrecho contacto con el vendedor a través del equipo de implementación, por lo que este es realmente un problema sólo si se utiliza un integrador de terceros.

Es muy recomendable mantener el proveedor en el circuito durante la ejecución. Usted también puede necesitar una ayuda específica para corregir errores, solucionar los problemas que están fuera del alcance del integrador, o prestación de servicios de auditoría cuando se quiere duplicar el asesoramiento de verificación o de un dictamen emitido por el integrador. El director del proyecto debe presentar informes de situación periódicos al proveedor, independientemente de lo que pasa, bueno o malo, en el proyecto. Además, invitar a la persona de las ventas (o el especialista en ventas técnicas) y el director de servicios regionales a las reuniones hito.

También es útil para empezar a establecer buenas relaciones con la organización de apoyo como los errores son reportados. Es mucho más fácil conseguir ayuda rápida y alegre en una crisis en una sólida relación se ha establecido en tiempos más felices.

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