Todos los días las tareas de planificación y herramientas de gestión y consejos de

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Nuestra vida es de unos objetivos. Raras persona vive sin un objetivo final o un pájaro aleteando sueño en algún lugar en un horizonte. Pero alcanzar este objetivo implica la realización de miles de tareas menores, tareas diarias, reuniones y acciones. La planificación de estas actividades de manera eficaz la gestión del tiempo es lo que se trata de.

En realidad, la administración del tiempo no es exactamente una palabra correcta, ya que no puede administrar o controlar el tiempo dado, pero sólo puede gestionar nosotros mismos, nuestras acciones para ajustarse a los plazos. Por eso, algunos prefieren "la gestión de la vida" o "tareas de gestión" términos.

Idea básica de las tareas de gestión es organizar su vida diaria para que usted pueda fácil y más rápido alcanzar sus objetivos últimos. Sin embargo, sólo un puñado de mentes disciplinadas no consigue perder su corazón se ocupan de los organizadores de complejos, el tiempo, los programadores y los montones de papeles. La mayoría de la gente común consideran un atributo de la vida corporativa que es aún demasiado aburrido y el tiempo lo consume para aplicar en la rutina diaria.

Pero he aquí otra idea: no hay día sin planificación. La razón principal de esto es que las habilidades de la memoria humana es muy limitada en términos de elementos almacenados de forma simultánea. Se encontró que la mayoría de nosotros no pueden contener más de 7 (± 2) los objetos de una memoria a corto plazo. Que, inevitablemente, significa que tenemos que poner algunas de nuestras ideas o tareas en el tipo de papel o en un ordenador. Por lo tanto, somos libres en el cerebro de la necesidad de recordar cosas carga irregular, por ejemplo, que de agosto, 12 es aniversario de bodas de su tía.

Otra razón para la planificación diaria es que ahorra dramáticamente su tiempo. La idea de GTD (Getting Things Done) se está volviendo muy popular hoy en día debido a que miles de trabajadores desorganizados y amas de casa han encontrado la paz y la armonía sólo por el tiempo libre no dedicado a la planificación y la memorización. Ellos ahora tienen la oportunidad de utilizar el tiempo de manera más eficaz en la creatividad o simplemente descansar.

Getting Things Done es un método creado por David Allen y descrito en un libro del mismo nombre. GTD se basa en el principio de que una persona necesita para mover las tareas fuera de la mente mediante el registro de ellos en el exterior. De esta manera, la mente se libera de la tarea de recordar todo lo que hay que hacer y puede concentrarse en la efectiva realización de esas tareas.

Éstos son los principios básicos de GTD:

1. Recoge tus ideas: La captura de todo (cosas) que es necesario para seguir, recordar o tomar una decisión sobre y lo puso en un cubo llamado "": una bandeja de entrada física, un buzón de correo electrónico, una grabadora, una computadora portátil, un PDA, un de escritorio, etc Esto hará que su cabeza fuera de la carga y evitar el desborde de información en una situación de abundancia de opciones, las tareas o eventos.
2. Proceso de la materia: Determinar si una acción es necesario tomar o no. Si una tarea es factible (es decir, en menos de dos minutos): a) hacerlo de inmediato, b) delegar en él, c) aplazarlo.
3. Organizar: Si una tarea no requiere de acción: a) definir la acción siguiente, b) del fichero de referencia, c) tirarlo, d) mantener, para una posible acción posterior, e), ponerlo en "algún día / tal vez" lista, f ) esperar a que otras acciones o eventos para completar.
4. Review ( "presentación tickler"): Todas las acciones pendientes, los proyectos y "en espera" las tareas deben ser revisados al menos una vez por semana, asegurándose de que cualquier nueva tarea o los acontecimientos próximos se introducen en el sistema de GTD y que todo está al día.

Listas de tareas pendientes: ventajas y consejos

En general, listas de tareas pendientes son las listas de papel o archivos de computadora en la que escribir las tareas, las actividades previstas en relación con una determinada fecha o un período de tiempo. A-las listas proporcionan una serie de beneficios importantes para su planificación regular:

-- organizar su vida: Aumentar la eficiencia y por lo tanto la productividad, lo que permite más tiempo para el ocio.

-- el establecimiento de prioridades: En las listas de tareas puede centrarse en las tareas más importantes y los elementos para mejorar la productividad y alcanzar objetivos más mucho más rápido. Priorizar permite dar a las tareas más importantes más atención, energía y tiempo. Habiendo sus tareas priorizadas también significa que usted sabe exactamente lo que va a hacer ahora cuando se hace esto o eso.

-- la coordinación de tareas similares: Evitar la repetición del trabajo. Por ejemplo, si usted tiene que traer un documento a algún departamento e informar a sus trabajadores en la reunión prevista, estas dos tareas se puede hacer en conjunto.

-- seguimiento de los progresos: Marcar las tareas que ha completado. Esto puede ser especialmente importante cuando se realizan en algunos auto-entrenamiento en desarrollo o los procesos que implican varios pasos concesionales.

-- recordando: Se coloca en el refrigerador (en el caso de los papeles pegajosos) o aparece con las notificaciones de audio (en el caso de los dispositivos electrónicos) se le recordará en todas las tareas importantes de antemano.

10 consejos básicos para las tareas de gestión y creación de listas de tareas pendientes:

1. Encontrar el método derecho de mantener sus listas de tareas pendientes: Algunas personas les gusta poner las tareas por parte de tear-off papeles, agendas o listas A4 mientras que otros utilizan hojas de cálculo Excel, Outlook o barras de herramientas de software especial que puede crear tareas, seguimiento de su rendimiento, el juego notificaciones de sonido y realizar otras funciones útiles.
2. Dar prioridad a las tareas: Ponga sus tareas en orden de importancia / urgencia y dar mayor prioridad a las tareas que se acerque a sus objetivos.
3. Sea realista: Comprobar si realmente puede cumplir la tarea que usted está consiguiendo. Sea seguro también de que la tarea real para el período previsto de tiempo.
4. Sea específico: Cada elemento de la lista debería ser una tarea comprensible, breve y mensurables.
5. Divida las tareas complejas en pedazos más pequeños y manejables centrarse en uno a la vez.
6. Grupo y categorizar tareas similaresPor ejemplo: crear varias listas de tareas por categorías - las compras, reuniones, eventos, etc
7. Delegado de su trabajo: Si hay otras personas disponibles que pueden ayudarle con su trabajo, pídale que le ayude.
8. Ser flexible y no demasiado detallado: Recordar que las tareas que a veces puede ser interrumpido o demorado, por lo que permite algunas variaciones o las reservas para ellos.
9. Deja espacios para actividades inesperadas: Usted no puede saber exactamente lo que tendrás que hacer, pero si el plan de tiempo para hacerlo, y luego otras cosas importantes, no se obtiene empujado fuera del camino cuando la demanda se presenta.
10. Hacer listas de tareas un registro diario de: Al final de la jornada de trabajo, tómese el tiempo para revisar los logros del día, tacharlos de la lista y el plan de su trabajo para el día siguiente.

Muchos de gestión de tiempo asesoramiento de expertos para introducir un sistema basado en una zanahoria y el palo principio: pensar en una recompensa que obtendrá en caso de realización y tipo de castigo si una tarea no se completará al final del período previsto.

También es una buena idea para evaluar periódicamente cómo se está gastando su tiempo. En algunos casos, la mejor cosa que puedes hacer es dejar de hacer una actividad que ya no es servirle a usted para que pueda pasar el tiempo haciendo algo más valioso. Considere lo que le está dando con el fin de mantener sus actividades actuales.

Tareas popular software de gestión:

• Remember The Milk: Basada en la web de cosas para hacer administrador de la lista con un énfasis en la simplicidad y la integración con las aplicaciones de terceros.
• TaskPilot: Opciones de trabajo amplia, y apoya y la jerarquía de carpetas de trabajo; importación / exportación de Outlook.
• FusionDesk: Carpetas jerárquicas, filtros personalizables, informes del tiempo, sincronización con Outlook y otros ordenadores.
• Swift To-Do List: La estructura jerárquica de árbol, arrastrar y soltar las tareas, archivos adjuntos a las tareas, hacer múltiples bases de datos.
• VIP Gestor de tareas: / Software de cliente de servidor de grupo de trabajo para la colaboración y la gestión de tareas por varios usuarios.
• MindDecider: Gestión de proyectos y toma de decisiones de software con amplia gama de herramientas de gestión.

Ventajas de las herramientas de gestión de MindDecider de tarea:

• la fácil creación de listas de tareas pendientes
• el establecimiento de prioridades para las tareas (GTD)
• la organización de las tareas en orden de importancia y la selección de las tareas más importantes (GTD)
• añadir comentarios, fotos y enlaces
• la aplicación de los atributos de las tareas de medición y seguimiento
• colocar fácilmente las tareas en una línea de tiempo y el seguimiento de su progreso
• número ilimitado de tareas (GTD)
• categorización de las tareas y subtareas (tareas de árbol)
• los controles preestablecidos, pregunta y otras marcas
• zoom in / out calendario que muestra los períodos de horas a años.

Referencias:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. La organización de From the Inside Out, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Manejo del tiempo: las habilidades Business Express serie, McGraw-Hill Professional, 1993.
• Para listas de tareas: la clave para la eficiencia (MindTools.com)
• Primeros pasos con "hacer las cosas" (43folders.com)
• A Primer on Getting Things Done (7pproductions.com)

Visita la web de MindDecider de sitio www.minddecider.com para descargar versiones actualizadas de MindDecider, los proyectos de ver y leer artículos relacionados con la gestión.

 

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