Los pasos del ciclo contable y los sistemas informáticos de contabilidad
Los objetivos principales de la función de contabilidad en una organización son para procesar la información financiera y preparar estados financieros al final del período contable. Empresas sistemáticamente debe procesar la información financiera y deberá disponer de personal que preparan los estados financieros en forma mensual, trimestral, y / o anuales. Para cumplir con estos objetivos principales, una serie de pasos se requiere. En conjunto, estas medidas se conocen como los ciclo contable. Los pasos, aplicables a un sistema de contabilidad manual, se describen a continuación. Más tarde, habrá una breve discusión de un sistema informatizado de tratamiento. LOS PASOS DEL CICLO 1. Recoger y analizar datos de las transacciones y eventos: Como las transacciones y eventos relacionados con los recursos financieros se presentan, se analizan con respecto a su efecto sobre la posición financiera de la empresa. Como ejemplo, considere la venta por un día en un establecimiento al por menor que se recogen en una cinta de caja registradora. Estas ventas se convierten en insumos en el sistema contable. Cada organización establece un plan de cuentas que identifica las categorías para el registro de transacciones y eventos. El plan de cuentas para el establecimiento al por menor se mencionó anteriormente en este apartado se incluyen Efectivo y Ventas. 2. En el libro diario las transacciones: Después de recoger y analizar la información obtenida en el primer paso, la información se introduce en el diario general, Que se llama el libro de entrada original. transacciones en el libro diario se puede hacer continuamente, pero este paso puede de hecho en un lote al final del día si los datos de operaciones similares se están ordenados y se recoge, en una caja de cinta, por ejemplo. Al final del día, las ventas de $ 4,000 en efectivo se registran en el diario general en esta forma: 3. Publicar en el libro mayor: Las entradas del diario general se publican en el libro mayor, que es organizado por cuenta. Todas las transacciones para la misma cuenta se recogen y resumen, por ejemplo, la cuenta titulada''venta''se acumulará el valor total de las ventas para el período. Si el desplazamiento se realiza a diario, las ventas''''cuenta en el libro se muestran las ventas totales de cada día, así como las ventas acumuladas para el período hasta la fecha. Envío a libro mayor de cuentas pueden ser menos frecuentes, tal vez al final de cada día, al final de la semana, o incluso al final del mes. 4. Preparar un balance de comprobación sin ajustar: Al final del período, la contabilidad de doble entrada requiere que los débitos y créditos registrados en el libro mayor será igual. De débito y de crédito simplemente significa la posición izquierda y derecha, respectivamente. Algunas cuentas normalmente tienen saldos deudores (por ejemplo, los activos y gastos) y otras cuentas tienen saldos de crédito (por ejemplo, pasivos, patrimonio neto y los ingresos). Como las transacciones se registran en el diario general y posteriormente publicado en el libro mayor, todas las cantidades registradas en el débito de las cuentas (es decir, grabado en el lado izquierdo) debe ser igual a todas las cantidades registradas en el haber de las cuentas (es decir, registrados en el lado derecho). Preparación de un balance de comprobación sin ajustar las pruebas de la igualdad de los débitos y créditos según consta en el libro mayor. Si cantidades desiguales de los débitos y créditos se encuentran en este paso, la razón de la desigualdad es investigado y corregido antes de proceder al siguiente paso. Además, este balance de comprobación no ajustada proporciona los saldos de todas las cuentas que pueden requerir un ajuste en el próximo paso. 5. Preparar ajustes: ajustes al cierre del período están obligados a llevar cuentas de sus balances adecuados después de considerar las transacciones y / o eventos no se registran todavía. Bajo la contabilidad de ejercicio, los ingresos se registran cuando se devengan y los gastos cuando se incurren. Por lo tanto, una entrada puede ser necesaria al final del período a un récord de ingresos que se ha ganado, pero aún no registrados en los libros. Del mismo modo, el ajuste puede ser requerido para registrar un gasto que se hubiese incurrido, pero no se registran todavía. 6. Preparar un balance de comprobación ajustado: Al igual que con un balance de comprobación ajustado, este paso pone a prueba la igualdad de los débitos y créditos. Sin embargo, los activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos ahora se reflejan los ajustes que se han hecho en el paso anterior. Si debe haber cantidades desiguales de los débitos y créditos, o si una cuenta que parece ser incorrecta, la discrepancia o error se investiga y se corrige. 7. Preparar los estados financieros: Los estados financieros son preparados con los saldos corregidos de la balanza de comprobación ajustada. Se trata de uno de los principales salidas del sistema de contabilidad financiera. 8. Cierre las cuentas: Los ingresos y gastos se acumulan y se informó por período, ya sea una publicación mensual, trimestral o anual. Para evitar que no se añade a su comingled o con los ingresos y gastos de otro período, es necesario que se cerró, es decir, habida cuenta de saldos en cero-al final de cada período. Su neta saldos, que representan el ingreso o pérdida del período, se transfieren en el patrimonio neto. Una vez que las cuentas de ingresos y gastos se cierran, las únicas cuentas que tienen saldos son los activos, pasivos y cuentas de capital contable. Sus saldos se trasladan al siguiente periodo. 9. Preparar un balance de comprobación posterior al cierre: El propósito de este paso final es doble: para determinar que todas las cuentas de ingresos y gastos se han cerrado correctamente y para probar la igualdad de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de balance, es decir, activos, pasivos y patrimonio neto . SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADAUn sistema de contabilidad computarizado guarda una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, reduce considerablemente (si no elimina) Errores matemáticos, y permite mucho más oportuna información de la que hace un sistema manual. En un entorno en tiempo real, las cuentas se tiene acceso inmediato y actualizado para reflejar la actividad, combinando así los pasos 2 y 3 como se comenta en la sección anterior. La necesidad de comprobar la igualdad de los débitos y créditos a través de balances de prueba no suele ser necesaria en un sistema de contabilidad computarizado ya que la mayor prueba de los sistemas para la igualdad de los importes de débito y crédito, que se introducen. Si alguien intentara a los datos de entrada que contiene una desigualdad, el sistema no aceptará la entrada. Dado que la computadora se programa para enviar cantidades de las distintas cuentas y calcular los saldos de las entradas nuevas que se hagan nuevos, la posibilidad de error matemático se reduce notablemente. Las computadoras también se puede programar para grabar algunos ajustes de forma automática al final del período. La mayoría de los programas de software también es capaz de preparar los estados financieros una vez que se ha determinado los saldos de cuentas son correctas. El proceso de cierre al final del período también se puede hacer de forma automática por la computadora. El juicio humano sigue siendo necesario para analizar los datos para la entrada en el sistema informático correctamente. Además, el conocimiento del contador y el juicio se requiere con frecuencia para determinar los ajustes que se necesitan al final del período de referencia. La mecánica del sistema, sin embargo, puede ser fácilmente manejado por la computadora. presentado por Walter Henson
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