Información general sobre las facturas

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En pocas palabras, una factura es un proyecto de ley. Se ofrece al cliente la información necesaria para pagar por los bienes pedidos y entregados. También debe incluir cualquier otra información pertinente necesaria para pagar la factura de manera oportuna y precisa.

¿Cuándo debe la factura enviados?

Las facturas deben ser enviadas lo más pronto posible después de que las mercancías hayan sido enviadas. La razón de esto es simple. Digamos que los términos de pago de requerimientos de pago en 30 días. La mayoría de los clientes en marcha el reloj a contar desde el momento de recibir la factura. Por lo tanto, si sólo enviar las facturas una vez al mes, algunos clientes pueden en realidad tener 60 años (o más) días para pagar.

Ahora, algunos de leer este podrá declarar que los términos son de la date.However factura, que no es como la mayoría de los clientes count.Additionally voluntad, se necesita la mayoría de las empresas tiempo para procesar las facturas para el pago. En muchas organizaciones, la factura debe ser enviada al departamento de compras para su aprobación y luego de vuelta al departamento de cuentas por pagar para el pago. Estas medidas toman tiempo como la aprobación de una factura no suele ser una alta prioridad. Además, el cliente no tiene prisa para hacer el pago por lo que el tiempo que demora en el envío de una factura, más tiempo tardará en hacer el pago.

Mientras impresión de facturas cada día, no puede tener sentido para medianas y pequeñas empresas, una vez al mes no podría ser una solución ideal. Una o dos veces a la semana podría ser un enfoque razonable.

Términos de una factura

Las condiciones de pago indican cuando una factura se supone que es pagado. Pocas organizaciones pagará temprana. Muchos pagan tarde. Es el objetivo del departamento de crédito para obtener mayor cantidad de clientes a pagar lo más cercano a términos como possible.The condiciones más deseables que se refiere a la cuenta de lo más abierto. Esto significa que el cliente recibe la mercancía y no tiene que pagar por ellos durante algún tiempo. En muchas industrias, los términos son de 30. Esto significa que el cliente debe pagar en 30 días. Aquí es donde se pone un poco vago. El vendedor quiere que la factura se pagará dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la factura. Sin embargo, la mayoría de los clientes creen que el pago debe pagarse 30 días después de recibir la factura, de ahí la necesidad de obtener la factura rápidamente.

Los términos son dictados generalmente por la industria. Por ejemplo, la industria alimentaria tiende a tener plazos más cortos, por ejemplo siete o diez días, mientras que algunos fabricantes de maquinaria podría tener plazos más largos, incluso hasta 180 días. Los que venden a nivel internacional se encuentra que la mayoría de empresas en otras partes del mundo están acostumbrados a plazos más largos, con 60 días y ya no se considera raro.

A veces, con el fin de inducir el pago anticipado, las empresas ofrecen un descuento por pago rápido. La tan legendaria 02.10 neto 30 es un ejemplo común. En este caso, el pago se espera en 30 días. Sin embargo, si el cliente va a pagar en diez días o menos, puede tomar un 2% discount.While 2% puede no parecer un gran descuento, que se traduce en un rendimiento anual de aproximadamente 36%-un ritmo que pocas empresas han ganado en los últimos tiempos.

El problema con los descuentos que ofrece para inducir el pago anticipado es que algunos clientes el descuento, pero no pagar pronto. Puede ser un gran problema para algunas empresas. Los clientes que no pueden acogerse a los términos de cuenta abierta, ya sea porque su historial de crédito no lo justifique, ya que su historial de pagos es pobre, o porque no han ofrecido suficiente información financiera o referencias todavía se puede vender a. Se puede hacer en una caja en avance (CIA) de base, una base segura, o en efectivo contra entrega (COD) base. Efectivo por adelantado es preferible COD porque, como algunas empresas han aprendido por las malas, COD tiene sus trampas. En concreto:

• La persona necesita para firmar el cheque puede no estar disponible cuando el conductor se presenta con los productos.

• No se aceptan entradas está disponible cuando se entregan las mercancías.

• El cliente cambia de opinión y no ofrece el pago cuando se entregan las mercancías.

• El cliente pone una suspensión de pago sobre el cheque después de que haya aceptado las mercancías.

• El cheque es rechazado después de la mercancía ha sido entregada.

• El conductor se olvida de recoger el cheque cuando se entrega la mercancía.

A pesar de sus inconvenientes, COD es una opción viable, especialmente cuando la cantidad de dinero no es grande.

Fecha de vencimiento

Como se indicó anteriormente, los clientes generalmente comienzan el tic-tac del reloj cuando las facturas llegan a su oficina. A veces no empezará a contar hasta que la factura llega al departamento de cuentas por pagar. Una forma de solucionar este problema es hacer que el cristal de la fecha de vencimiento clara en la factura. Esto no va a garantizar el pago cuando usted piensa que debería hacerlo, pero va a eliminar la confusión sobre la fecha correcta.

Cómo hacer que la fecha de factura clara

Hay varias maneras de hacer de la fecha límite clara. Hacer de la fecha claro es sólo el primer paso en el que me paguen a tiempo. Varias maneras de hacer que el cristal una fecha clara para las cuentas de los clientes del departamento de pagar son los siguientes:

• Incluir la fecha de vencimiento de la factura. No lo deje hasta el cliente para calcular la fecha. Se hará el cálculo para su beneficio, no el tuyo.

• Incluir una declaración que dice "Pagar la factura por. . . "

• Regular la fecha de vencimiento.

Información que debe incluirse en las facturas

La siguiente información debe incluirse en las facturas:

• Direccionamiento: dirección correcta, empresa, departamento, persona de contacto

• Descripción de la entrega, los productos / servicios, cantidades, lugar de entrega y la fecha

• Borrar la especificación de la cantidad, incluyendo los complementos posibles

• Referencia o número de pedido de la otra parte

• Orden de fecha

• La persona o departamento que hizo el pedido

• Borrar pliego de condiciones de pago

• Clara indicación del método de pago deseado

• Nombre y número de línea directa del gerente de crédito responsable

Son sus facturas de la causa de sus problemas de colección?

Después de tomar una mirada larga y dura en sus facturas, una serie de profesionales del crédito han descubierto que parte de los problemas de su colección fueron autoinfligidas. Al asegurarse de que la factura no deja nada a la discreción o la imaginación del cliente, estos profesionales de crédito fueron capaces de tapar algunos de fugas de la colección. profesionales de crédito puede tomar uno de sus facturas y pretende ser en el otro lado de la valla. Es la fecha de vencimiento escrito con claridad, o es a la izquierda hasta que el cliente lo calculamos? Si hay dos maneras de interpretar la fecha de vencimiento, usted puede garantizar que va a calcular de una manera y su cliente por el otro. No le dé al cliente la oportunidad. Imprimir la fecha de vencimiento de la factura. Lo mismo ocurre con la cantidad adeudada. ¿Deja en manos de los clientes para calcular el descuento? Que sea sencillo para ellos. Estado que la cantidad de x se debe si la factura se paga antes de la fecha 1 y la cantidad y si se paga después. También asegúrese de que la factura es clara y el cliente puede encontrar la fecha de vencimiento y la cantidad debida muy easily.Where el cheque debe ser enviado por correo a la vez que se extrae debe ser fácilmente evidente. Muchas empresas aumentar su flota con sólo correo los pagos a la parte equivocada de la empresa. El cheque a continuación, pasa unos días en el correo interno. Por último, a pesar de que no tienen ningún interés real en el aumento del número de llamadas que entran en el departamento, ponga un nombre y número de teléfono de la persona responsable de resolver las discrepancias en la factura. Dejando claro al cliente que le dan la bienvenida las llamadas telefónicas, que pueden levantar el teléfono para resolver las discrepancias en lugar de sus calculadoras para hacer algo de contabilidad creativa.

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